この記事は、マニュアルや手順書を作りたいのに忙しくて誰も書かず、新しい人が入るたびにベテランが同じ説明を口でくり返している中小企業の社長・管理職の方の、「マニュアルを作る時間がない、作っても古いまま使われない」という困りごとを解決するために、私がこれまで400社・4,000人の研修で見てきたことをまとめたものです。
結論：マニュアル作成に時間がかかる一番の原因は、「白紙から文章を書く」ところから始めていることです。手順書の材料は、担当者が実際に操作している画面の録画や、口で説明している音声で十分です。それをAIに文字起こしさせ、「目的・手順・注意点」の型に整えさせれば、人がやるのは中身の確認だけになります。あわせて、システムや手順が変わったとき・質問やミスが出たときを「直すきっかけ」に決めておくと、作ったマニュアルが古いまま放置されにくくなります。
📌ほかの困りごとも含めた全体像は「AIで業務の困りごとを解決する方法｜受講企業に多い10の困りごと別ガイド」で、困りごとに共通する5つのルールと早見表をまとめています。
「マニュアル・手順書が大変」という相談は25件。いちばん多いのは「作る時間がない」
ホリエモンAI学校では、受講企業の社員の方に「困りごとリスト」を書いてもらっています。集まった1,705件を似たもの同士でまとめると、「マニュアル・手順書の作成と更新に時間がかかる」は25件で、98種類の困りごとの中で22番目に多いものでした。
25件を一つずつ読むと、困っている場所で次の3つに分かれます。
| 困っている場所 | 件数 | 実際に書かれていた声（例） |
|---|---|---|
| ① 作る：材料を集めて書く時間がない | 17件 | マニュアル作成に時間がかかる／PC操作を録画してマニュアル化したい／基幹システムの操作マニュアルがない／受注データ管理のマニュアルがない／手順書をすぐ作れるようにしたい |
| ② 直す：古いまま更新されない | 2件 | マニュアルが少ない・古い／作業手順書の更新が手間 |
| ③ 届ける：探せない・読まれない | 6件 | 保存した手順書やシートをPCから探したい／最新の規則・マニュアルの場所がわからない／社内の指導書が浸透しない／マニュアルを参照できるQ&A AIを作りたい |
出典：ホリエモンAI学校の受講企業が記入した困りごとリスト（1,705件を98種類にまとめた社内集計、2026年10月時点）。分け方は筆者によるものです。
「更新が大変」という声が2件しかないのは、更新に困っていないからではなく、そもそもマニュアルが作れていない会社が多いからだと私は読んでいます。作る手間が下がれば、次は必ず「直す」と「届ける」で困ります。この記事では、①から順に、②③まで続けて回る形を紹介します。
マニュアルができるまでを、四角と矢印で書き出す
私たちの研修では、困りごとを解決する前に、その業務を四角と矢印で書き出してもらいます。病院で「頭が痛い」と症状を伝えてから治療が始まるのと同じで、どこで止まっているのかが分からないまま道具を選んでも解決しません。マニュアルづくりを書き出すと、多くの会社で次のようになっています。
- 作ると決める：「新人が入るから」「担当者が休むから」とマニュアル化を決める
- 書く人を決める：その業務にいちばん詳しいベテランに頼む
- 白紙から書く：WordやExcelを開き、手順を思い出しながら文章にする
- 画面を撮って貼る：操作画面のスクリーンショットを撮り、赤枠や矢印を付けて貼る
- 確認して置く：上司が確認し、共有フォルダに置く
- 使う：新人が読む。分からないところはベテランに聞く
- 業務やシステムが変わる：画面や手順が変わる。マニュアルはそのまま
書き出すと、止まっている場所がはっきりします。3と4に時間がかかりすぎて、忙しいベテランのところで作業が止まる（①）。7が起きても誰も直さず、マニュアルと現場がずれていく（②）。6で読まれず、結局ベテランに聞きに行く（③）。多くの会社は「もっと書きやすいテンプレート」を探しますが、本当に減らすべきなのは3と4、つまり「人が白紙から書く」作業そのものです。
① 作る：書かずに「やって見せる・話す」を材料にする
ベテランが手順書を書けないのは、文章力の問題ではなく時間の問題です。一方で、その業務を実際にやって見せることなら、いつもの仕事をしながらでもできます。そこで、材料の集め方を「書く」から「やって見せる・話す」に変えます。
- 操作しながら声に出して録画する：パソコンの業務なら、画面録画の機能（WindowsやMacの標準機能、TeamsやZoomの録画など）を使い、「ここで取引先を選びます」「ここは月末だけ必要です」と話しながら操作します。現場の作業なら、スマホで作業を撮りながら話します。
- 文字起こしする：録画の音声をAIで文字にします。会議ツールの文字起こし機能や、ChatGPT・Gemini・Claudeなどに音声ファイルを渡す方法があります。
- AIに型へ整えさせる：文字起こしをAIに渡し、「目的／この手順を使う場面／手順（番号付き）／注意点・よくある間違い／困ったときの連絡先」の型で手順書にさせます。録画から手順ごとの画面を切り出して貼る作業も、ツールを使えば自動にできます。
- 担当者は確認だけする：ベテランがやるのは、AIが作った手順書を読んで、間違いと抜けを直すことだけです。白紙から書くより、はるかに短い時間で済みます。
AIへの指示の出し方やプロンプトの例は「ChatGPTで業務マニュアルを作る方法｜3ステップとそのまま使えるプロンプト例」で紹介しています。ここで大事なのは、AIに手順を考えさせないことです。AIは、録画や説明に入っていない手順を、それらしく補ってしまうことがあります。材料は必ず社内の実際の作業から取り、AIには「整える」ことだけを任せてください。
② 直す：「変わったら直す」を、人の記憶に頼らない
せっかく作ったマニュアルが古くなるのは、「変わったら直す」が誰の仕事にもなっていないからです。そこで、直すきっかけを先に決めておきます。
- システムや画面が変わったとき：変更の連絡が来たら、変わった部分だけをもう一度録画し、AIに前の版との違いを反映させる
- 新人から同じ質問が2回来たとき：質問と答えをAIに渡し、手順書のどこに追記すべきかの案を作らせる
- ミスが起きたとき：ミスの内容を「注意点」に足す案をAIに作らせ、担当者が確認して反映する
どの場合も、手順書の先頭に「最終更新日」と「この手順書の担当者」を書いておきます。読む人が「これは今も正しいのか」を判断でき、古いものに気づきやすくなります。
当社では、コラム記事の作成や講義動画の編集といった定型の仕事を、文章の手順書にまとめ、それをAIに読ませて進めています。やり方を変えるときは、口で伝えるのではなく手順書を直します。手順書が古いままだと、それを読んだAIがすぐに古いやり方で作業してしまうので、直す必要にその場で気づけます。人だけが読むマニュアルは古くなっても誰も困らないうちは放置されますが、AIにも読ませる手順書は、使われるたびに中身が試されます。これは、マニュアルを「新人教育のための資料」から「業務を回すための部品」に変える考え方です。
③ 届ける：置き場所を1つにし、マニュアルに答えさせる
マニュアルがあっても、どこにあるか分からなければ、新人はベテランに聞きに行きます。まず置き場所を1つに決め、「最新版はここだけ」と全員にそろえてください。そのうえで、マニュアルを読み込ませたAIに社内チャットで質問できるようにすると、「どこに書いてあるか」を探す手間もなくなります。AIが答えられなかった質問は、②の「直すきっかけ」としてそのまま手順書の追記に回せます。
社内の資料をAIで探せるようにする方法と、その前に確認すべき閲覧権限の話は「社内の資料が探しにくい問題をAIで解決する方法」で詳しく書いています。手順書にまでならない、案件ごとの経験やコツを残したい場合は「ノウハウ・過去事例・進捗が社内にたまらない問題をAIで解決する方法」も参考にしてください。
3つの解決策のどれを使うかは「頻度・判断・派閥」で決める
ホリエモンAI学校では、業務を自動化する方法を「ワークフロー自動化ツール」「AIエージェント」「コーディングエージェントで自社専用のツールを作る」の3つに分けて考えます。マニュアルづくりでは、次のように選びます。
| 観点 | マニュアルづくりでの考え方 | 向いている方法 |
|---|---|---|
| 頻度 | 散らばった古いマニュアルや手順メモを、一度だけまとめて同じ型に整え直す | AIエージェントやチャット型AIに一回やってもらい、人が確認する |
| 頻度 | 録画するたびに、文字起こし→整形→保存→担当者への確認依頼を毎回くり返す | ワークフロー自動化ツールで流れをつなぎ、整形の部分だけAIを使う |
| 判断の要否 | 決まったフォルダに保存する／最終更新日を書く／担当者に確認を頼む／更新を全員に知らせる | AIを使わない。ワークフロー自動化ツールで処理する |
| 判断の要否 | 話し言葉を手順に整える／前の版との違いを見つける／質問から追記案を作る | その部分だけAIを使い、最後は人が確認する |
| 派閥 | 会社がMicrosoft・Google・ChatGPT・Claudeのどれを使っているか | Microsoftなら Teams の録画とCopilot、SharePoint、Power Automate、Googleなら Meet・Gemini・Googleドキュメント・ドライブなど、今使っている製品の中で組む |
社内システムの操作マニュアルを大量に作る必要がある場合や、画面の切り出しまで含めて毎回同じ形に仕上げたい場合は、コーディングエージェント（Claude Codeなど）で、録画と説明メモから手順書を作る自社専用のツールを作る方法もあります。ただし、最初からツールを作る必要はありません。まずは1つの業務を録画して、AIに整えさせてみるほうが先です。手で1本作ってみて、毎回同じ作業が出てきたら、そこを自動化してください。
マニュアルづくりでつまずきやすい3つの落とし穴
- 最初から全業務のマニュアルを作ろうとする：全部そろえようとすると、終わる前に最初の1本が古くなります。新人がいちばん質問する業務、担当者が休むと止まる業務の1本から始めてください。
- AIが整えた手順を、確認せずに公開する：AIは録画に映っていない判断を補ってしまうことがあります。公開する前に、その業務を知らない人が手順書だけを見て一度やってみると、抜けがすぐに見つかります。
- 録画に顧客情報が映ったまま使う：業務画面には取引先名や個人情報が映りがちです。練習用のデータで録画するか、使ってよいAIサービスを社内ルールで先に決めてから始めてください。
AIの社内ルールの決め方は「生成AIの社内ルール・ガイドラインの作り方」でまとめています。
明日から始める4ステップ
- 1本だけ選ぶ：新人からの質問がいちばん多い業務、または担当者が休むと止まる業務を1つ選びます。
- やって見せて録画する：担当者に、いつもどおり作業しながら声に出して説明してもらい、10〜15分ほど録画します。
- AIに型へ整えさせる：文字起こしを「目的・手順・注意点」の型で手順書にさせ、担当者が間違いと抜けを直します。
- 直すきっかけと置き場所を決める：最終更新日と担当者を書き、「画面が変わったとき・同じ質問が2回来たとき・ミスが起きたとき」に直すと決めて、1か所に置きます。
マニュアル・手順書の作成についてよくある質問
マニュアル作成を効率化するには、何から始めればいいですか？
白紙から書くのをやめ、担当者が実際に作業している様子を、声に出して説明しながら録画するところから始めてください。録画を文字起こしし、AIに「目的・手順・注意点」の型で整えさせれば、担当者は確認と修正だけで済みます。最初は、新人からの質問がいちばん多い業務1本に絞るのがおすすめです。
動画のマニュアルと文章のマニュアルは、どちらを作るべきですか？
両方を同じ録画から作るのがおすすめです。動画は操作の流れをつかむのに向いていますが、途中の1手順だけを確かめたいときは文章のほうが速く探せます。録画を材料にAIで文章の手順書を作り、元の動画へのリンクを添えておけば、作る手間を増やさずに両方をそろえられます。
作ったマニュアルを最新の状態に保つには、どうすればいいですか？
「気づいた人が直す」ではなく、直すきっかけを先に決めておくことです。たとえば、システムや画面が変わったとき、同じ質問が2回来たとき、ミスが起きたときに、変わった部分だけをAIに反映させ、担当者が確認します。手順書の先頭に最終更新日と担当者を書いておくと、古いものにも気づきやすくなります。
まとめ：「書く」のをやめれば、マニュアルは作れて、直せる
マニュアル作成に時間がかかるのは、忙しいベテランに白紙から文章を書かせているからです。材料は、いつもの作業をやって見せる録画と説明で十分です。AIに文字起こしと整形を任せ、人は確認だけにする。そのうえで、直すきっかけと置き場所を先に決めておけば、マニュアルは作って終わりではなく、業務と一緒に更新され続けるものになります。
「新人が入るたびに同じ説明をくり返している」「マニュアルはあるが、何年も前のまま誰も見ていない」という状況なら、マニュアルづくりの流れを一緒に四角と矢印に書き出し、どこにAIを入れ、どこを自動化するかを決めるところから進められます。今お使いのMicrosoft 365やGoogle Workspaceの機能だけで足りる場合は、その旨を正直にお伝えします。
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