結論:ChatGPTで業務マニュアルを作るときは、「①担当者が手順を話す・書き出す → ②ChatGPTに型を指定して整形させる → ③現場で一度使って直す」の3ステップで進めるのが効率的です。ゼロから書かせるのではなく、社内の実際の手順を材料として渡すことが、使えるマニュアルにするいちばんのポイントです。
「マニュアルを作りたいが、担当者が忙しくて手が回らない」
「ChatGPTに頼んでみたが、一般論ばかりで自社では使えなかった」
このようなお悩みを持つ企業の経営者・DX担当・総務や人事のご担当者に向けて、この記事では、ChatGPTで業務マニュアルを作る具体的な手順、そのまま使えるプロンプト例、社内で使われ続けるマニュアルにするための注意点を解説します。
ChatGPTでマニュアル作成がうまくいかない3つの原因
ChatGPTを使ってマニュアルを作ろうとして、「思ったほど使えなかった」となるケースには共通する原因があります。
原因1:材料を渡さずにゼロから書かせている
「経費精算のマニュアルを作って」とだけ頼むと、ChatGPTは一般的な経費精算の流れを書きます。しかし、自社で使っているシステム名、承認者、締め日などはChatGPTにはわかりません。マニュアルの中身は社内にしかないため、まずは担当者の頭の中にある手順を材料として渡す必要があります。
原因2:読み手と形式を指定していない
新入社員向けなのか、他部署からの応援者向けなのかで、必要な説明の細かさは変わります。読み手・目的・見出しの構成を指定しないと、毎回バラバラな形式のマニュアルができてしまい、社内で統一が取れません。
原因3:作ったあとに現場で確認していない
ChatGPTは、もっともらしい手順を補って書いてしまうことがあります。そのまま配布すると、実際の操作と食い違う箇所が残り、「マニュアルは当てにならない」と思われて使われなくなります。
ChatGPTで業務マニュアルを作る3ステップ
ステップ1:担当者が手順を話す・箇条書きにする
まずは、その業務をいちばんよく知っている担当者に、手順を思いつく順に書き出してもらいます。文章を整える必要はなく、メモ書きや箇条書きで十分です。書く時間が取れない場合は、作業しながら口頭で説明してもらい、その録音や会議の文字起こしを材料にする方法もあります。
ステップ2:型を指定してChatGPTに整形させる
集めた材料をChatGPTに渡し、読み手・目的・見出し構成を指定して整形させます。以下は、そのまま使えるプロンプトの例です。
あなたは社内の業務マニュアルを作成する担当者です。
以下の【手順メモ】をもとに、業務マニュアルを作成してください。
【読み手】入社1か月目の社員(この業務は初めて)
【目的】一人で作業を完了できるようにする
【形式】
1. この業務の目的(2〜3行)
2. 事前に準備するもの
3. 手順(番号付き。1手順1動作で書く)
4. よくあるミス・注意点
5. 困ったときの問い合わせ先
【ルール】
・メモにない手順や数値は補わず、不明な点は「要確認」と書く
・専門用語には短い説明を添える
【手順メモ】
(ここに担当者のメモや文字起こしを貼り付ける)ポイントは、「メモにない手順は補わず『要確認』と書く」と指示することです。これにより、ChatGPTが推測で書いた部分と、実際の手順とを見分けやすくなります。
📌プロンプトの基本の型をもっと知りたい場合は「【2026年最新】ChatGPTプロンプトの書き方｜基本の型4要素とコツ・業務別テンプレート例」へ
ステップ3:現場で一度使って直す
できあがったマニュアルは、その業務に慣れていない社員に実際に使ってもらい、迷った箇所や手順が違った箇所に印をつけてもらいます。「要確認」と書かれた部分とあわせて担当者が修正すれば、現場で使える内容になります。修正点をChatGPTに伝えて反映させれば、清書の手間も減らせます。
マニュアル作成でChatGPTが役立つ場面
マニュアルの新規作成以外にも、次のような場面でChatGPTは役立ちます。
- 既存マニュアルの書き直し:古い文書を貼り付けて「手順を番号付きに整理し、重複を削って」と頼むと、読みやすい形に整えられます。
- Q&A・FAQの作成:マニュアルをもとに「新人が質問しそうなことを10個と回答を作って」と頼むと、問い合わせ対応の手間を減らす資料が作れます。
- チェックリスト化:手順書から「作業前・作業後に確認する項目」を抜き出し、チェックリストにできます。
- やさしい表現・多言語化:外国籍のスタッフ向けに、やさしい日本語や他の言語の版を作る下書きとしても使えます(最終確認は人が行います)。
社内で使われ続けるマニュアルにするための注意点
機密情報・個人情報の扱いを先に決める
マニュアルの材料には、取引先名や社内システムの情報が含まれることがあります。入力してよい情報・いけない情報、利用するプラン(入力内容が学習に使われない設定になっているか)を、会社として先に決めておくことが大切です。
📌会社でChatGPTを使うときのルールや導入手順は「【2026年最新】法人向けChatGPT活用ガイド｜部署別の使い方と導入5ステップ」へ
プロンプトと形式を社内で共通化する
部署ごとに違う形式で作ると、探しにくく、更新もしにくくなります。上で紹介したようなプロンプトを社内の標準テンプレートとして共有しておけば、誰が作っても同じ構成のマニュアルになります。
更新の担当者とタイミングを決める
マニュアルは、業務やシステムが変わると古くなります。「誰が」「どのタイミングで」見直すかを決めておかないと、作ったきりで使われなくなります。ChatGPTを使えば修正の手間は小さくなるため、見直しを定例業務に組み込みやすくなります。
📌ChatGPTを社員に渡しても使われない場合の対策は「【2026年最新】社員が生成AIを使わない5つの原因とは？社内に定着させる進め方を解説」へ
ChatGPTでのマニュアル作成に関するよくある質問
無料版のChatGPTでもマニュアルは作れますか?
文章の整形自体は無料版でも可能です。ただし、社内の情報を入力する業務利用では、データの取り扱いや管理機能の面から、法人向けプランの利用を検討するのが安心です。
画面のスクリーンショット付きのマニュアルも作れますか?
ChatGPTは画像を読み取って説明文を作ることができますが、画像入りの文書として最終的に仕上げる作業は、WordやGoogleドキュメントなど普段お使いのツールで行うのが現実的です。ChatGPTには、各画面の説明文や注意書きの下書きを任せる使い方がおすすめです。
どの業務からマニュアル化すればよいですか?
「特定の人しかできない業務」「問い合わせが多い業務」「新人が最初に覚える業務」から始めると効果を実感しやすくなります。属人化している業務ほど、担当者が不在のときの影響が大きいため、優先度が高いといえます。
まとめ:材料は社内、整形はChatGPTに任せる
ChatGPTで業務マニュアルを作るコツは、手順そのものは担当者から集め、構成や文章の整形をChatGPTに任せることです。「手順を書き出す → 型を指定して整形 → 現場で使って直す」の3ステップであれば、専門的な知識がなくても自社で始められます。
一方で、「ChatGPTを導入したが、マニュアル作成のような具体的な業務で使われていない」「どの業務から手をつければいいかわからない」という場合は、業務の洗い出しから社内への定着までを一緒に設計することもできます。こうした状況でお困りの法人の方は、お気軽にご相談ください。
