この記事は、倉庫や店舗、現場に在庫や備品を抱える中小企業の社長・在庫担当の方の、「棚卸のたびに帳簿と実際の数が合わず、原因探しに何日も取られる」「どこに何がいくつあるのか、担当者に聞かないと分からない」という困りごとを解決するために、私がこれまで400社・4,000人の研修で見てきたことをまとめたものです。
結論：棚卸で在庫の数が合わない原因の多くは、棚卸の日ではなく、ふだんの「入った・出た・動いた」がその場で記録されていないことにあります。解決するには、①日々の入出庫を「その場で1回だけ入力する」形に変え（ワークフロー自動化。AIはほぼ要らない）、②棚卸当日の紙への記入とExcelへの打ち直しをやめて、実数と在庫表の照合・差異リストづくりを自社専用の小さなツールに任せ、③在庫の場所と残りの量をカメラやチャット通知で見えるようにする、という3つに分けて仕組みにします。棚卸の日に人を増やして数え直しても、ふだんの記録が抜けていれば次の棚卸でもまた合いません。
📌ほかの困りごとも含めた全体像は「AIで業務の困りごとを解決する方法｜受講企業に多い10の困りごと別ガイド」で、困りごとに共通する5つのルールと早見表をまとめています。
「在庫管理・棚卸」の相談は25件。中身は大きく3つに分かれる
ホリエモンAI学校では、受講企業の社員の方に「困りごとリスト」を書いてもらっています。集まった1,705件を似たもの同士でまとめると、「在庫管理・棚卸に手間がかかる」は25件で、98種類の困りごとの中で23番目に多いものでした。
25件を一つずつ読むと、同じ「在庫管理が大変」でも、困っている場所は次の3つに分かれます。
| 困っている場所 | 件数 | 実際に書かれていた声（例） |
|---|---|---|
| ① 数が合わない：帳簿と実際の数のずれ、照合と入力 | 8件 | 在庫の照合に手間がかかる／棚卸の入力に手間がかかる／在庫チェックに手間がかかる／使用数を在庫に自動反映したい／在庫表の連携ができていない／在庫管理を一元化したい |
| ② 見えない：どこに何があるか、今どんな状態か | 7件 | 倉庫の在庫の所在が分からない／貸与物の管理を効率化したい／車両の状況把握に手間がかかる／返却品の優先作業が分からない／在庫過多で入荷状況が見えない |
| ③ 足りる・足りない：適正な量と補充のタイミング | 4件 | 拠点ごとの適正在庫を自動通知したい／必要在庫と購入時期を予測したい／原価計算と在庫の管理を楽にしたい |
残りの6件は「在庫管理が大変」「在庫管理がアナログで不十分」のように、どこが大変かまでは書かれていないものでした。出典：ホリエモンAI学校の受講企業が記入した困りごとリスト（1,705件を98種類にまとめた社内集計、2026年10月時点）。分け方は筆者によるものです。
この「どこが大変かまでは書かれていない」6件が、実はいちばん多い状態です。在庫の悩みは「全部がなんとなく大変」に見えやすく、そのまま在庫管理システムを探し始めてしまいます。けれども①②③は、解決の道具がまったく違います。先に、自社の困りごとがどれなのかを決めてください。
まず在庫の動きを四角と矢印で書き出す
私たちの研修では、ツールの話をする前に、その業務を四角と矢印で書き出してもらいます。病院に行って「先生は何の手術が得意ですか」と聞く人はいません。まず「ここが痛い」と伝えて、そこから治療が決まります。在庫も同じで、在庫管理システムの機能を比べる前に、自社の在庫がどう動いているかを書き出すのが先です。
倉庫に商品や部材を置いている会社なら、多くは次のような流れになっています。
- 入荷する：納品書を見て検品し、棚に置く
- 在庫表に入荷を足す：その場ではなく、夕方や翌日に事務所でまとめて入力する
- 出荷する・現場に持ち出す：急ぎのときは伝票より先に物が出ていく
- 在庫表から出庫を引く：ここも後でまとめて。持ち出しの一部はそもそも記録されない
- 棚の間で動かす・返品や戻りを受ける：場所の移動はほとんど記録されない
- 月末・期末に棚卸をする：倉庫で数えて紙に書き、事務所でExcelに打ち直し、在庫表と比べて差異を探す
書き出すと、数がずれ始めるのは6の棚卸ではなく、2・4・5の「後でまとめて記録する」マスだと分かります。物が動いた時刻と記録した時刻が離れるほど、入力し忘れや二重入力が起き、棚卸の日にまとめて表に出てきます。6でいくら丁寧に数えても、差異の原因は数週間前の2・4・5にあるので、原因探しに何日もかかります。
もう一つ見えるのが、同じ数字を何度も書いていることです。納品書の数を見て、在庫表に打ち、棚卸で紙に書き、それをまたExcelに打つ。書き写すたびに、打ち間違いが入る機会が増えます。
① 入出庫：物が動いたその場で1回だけ入力する（AIはほぼ要らない）
最初に直すのは、2・4・5の「後でまとめて」です。物が動いたその場で、スマートフォンから1回だけ入力すれば、在庫表まで自動で反映されるようにします。
- 商品や部材ごとに、品番を入れたバーコードかQRコードのラベルを棚に貼る（すでに商品にバーコードがあればそれを使う）
- スマートフォンの入力フォーム（GoogleフォームやMicrosoft Formsなど）を1つ作り、「入荷・出荷・持ち出し・移動・戻り」のどれか、品番、数量、場所を選ぶだけにする
- フォームの回答を、在庫表（スプレッドシートやExcel）に自動で足し引きする
- 誰がいつ動かしたかが残るので、数が合わないときに履歴をさかのぼれる
この部分は、毎日くり返すのに判断が要らない作業です。ですから、AIではなくワークフロー自動化（フォームと表計算の連携、Power Automate、Zapierなど）で組むのが向いています。判断の要らない作業にAIを使うと、まれに起きる読み間違いの確認が増えるだけです。
すでに販売管理システムや在庫管理システムを使っている会社は、新しいフォームを足す前に、そのシステムにスマートフォンやハンディ端末から入力する機能がないかを確認してください。入力の入口が2つになると、今度はシステムと表の二重管理が始まります。困りごとの声にあった「在庫表の連携ができていない」の多くは、この入口の数の問題です。
現場での入力を続けてもらうコツは、入力する項目を減らすことです。日付と担当者はフォームが自動で記録し、人が選ぶのは「何を・いくつ・どこへ」の3つだけにします。項目が多いと、忙しい日に必ず「後でまとめて」に戻ります。
② 棚卸：紙とExcelの打ち直しをやめ、照合と差異リストはツールに任せる
①ができても、棚卸そのものはなくなりません。決算のための期末の棚卸は、実際に数えることが前提です。ここで減らせるのは、数える作業ではなく、その前後の作業です。
| 今の作業 | 変えた後 |
|---|---|
| 品番と数を紙の棚卸表に書く | 棚のバーコードを読み、数だけをスマートフォンに入れる。①と同じフォームの「棚卸」を選ぶ |
| 紙を事務所に持ち帰り、Excelに打ち直す | なくなる。入力した時点で表に入っている |
| Excelの実数と在庫表を1行ずつ見比べる | ツールが自動で照合し、数が合わない品番だけをリストにする |
| 差異の原因を、記憶と伝票の山から探す | 差異のある品番について、前回の棚卸からの入出庫の履歴を並べて出す |
| 差異を確認して在庫表を直す | 人が原因を確かめて「承認」したものだけ、在庫表に反映する |
このうち「実数と在庫表の照合」「差異のある品番だけのリスト化」「履歴の並べ出し」は、毎月くり返す決まった手順です。品番の表記ゆれ（全角と半角、ハイフンの有無など）をそろえるといった細かい処理も入るので、Claude Codeのようなコーディングエージェントで、自社の在庫表の形に合わせた小さなツールを作るのが向いています。在庫が一定の数を下回った品目をSlackやChatwork、LINE WORKSに知らせる機能も、同じツールに足せます。
ここでAIに数字そのものを書き写させるのは避けてください。数字の転記や計算は、AIに任せるより、決まった手順で動くツールのほうが確実です。AIに任せるのは、ツールを作る部分と、差異の原因の候補を文章で整理させる部分です。差異を在庫表に反映するかどうかは、必ず人が決めます。
📌紙や他のシステムから数字を写す作業そのものを減らす方法は「Excel・PDF・メールの転記作業をAIで減らす方法」、販売管理と在庫表など複数の台帳をつなぐ方法は「ツール・システム間のデータ連携を自動化する方法」で詳しく解説しています。
③ 見える化：場所と残りの量を、人に聞かずに分かるようにする
「所在が分からない」「貸し出した物や車両が今どこにあるか分からない」という声は、数の問題ではなく、状態が見えない問題です。①で「移動」と「持ち出し」を記録するようになれば、多くはその履歴で答えが出ます。たとえば貸与物や車両なら、「誰が・いつ持ち出し・いつ戻したか」を同じフォームで記録し、戻っていない物の一覧を毎朝チャットに知らせるだけで、探し回る時間は減ります。
それでも、記録する人の手が回らない場所や、細かい出し入れが多い棚はあります。私は、在庫を見えるようにしたいという相談には、記録の仕組みに加えて、棚にWebカメラをつけてAIに見張らせるという方法もお伝えしています。人が記録する代わりに、決まった時刻に棚を撮影し、「この棚が空いてきた」「箱の数が少なくなった」をAIに判断させて知らせる、というプロセスを自動化する考え方です。
ただし、カメラの画像からAIが判断しやすいのは、棚の空き具合や、大きな箱の数のように目で見て分かるものです。小さな部品を1個単位で正確に数えるのには向きません。カメラは「補充のきっかけを知らせる役」と考え、正確な数は①②の記録で持つ、と役割を分けてください。決算の棚卸を省けるかどうかは、顧問の税理士に確認が必要です。
「適正在庫を知らせてほしい」「必要な量と買う時期を予測したい」という③の声は、①②で正しい数と履歴がたまってからの話です。数が合っていない表で予測をしても、予測も合いません。過去の出荷量から発注量を計算する進め方は、「小売業・卸売業のAI活用｜受発注・在庫・売上予測の困りごとから始める進め方」で紹介しています。
3つの解決策のどれを使うかは「頻度・判断・派閥」で決める
ここまでの話を、私たちが研修で使っている3つの解決策に当てはめると、次のようになります。選ぶときに見るのは、その作業の頻度、判断が要るかどうか、そして今使っている道具の派閥（Microsoft 365か、Google Workspaceか、すでに入っている在庫・販売管理システムか）です。
| やりたいこと | 頻度と判断 | 向いている解決策 |
|---|---|---|
| 入荷・出荷・持ち出し・移動をその場で入力し、在庫表に足し引きする | 毎日。判断は要らない | ワークフロー自動化（フォームと表計算の連携、Power Automate、Zapierなど。AIは使わない） |
| 在庫が一定数を下回った品目、戻っていない貸与物をチャットに知らせる | 毎日。条件で決まる | ワークフロー自動化 |
| 棚卸の実数と在庫表を照合し、差異のある品番と入出庫の履歴を並べて出す | 毎月。表記ゆれの処理など細かい手順が多い | コーディングエージェント（Claude Codeなど）で自社専用のツールを作る |
| 棚の写真から空き具合を判断し、補充のきっかけを知らせる | 毎日。画像を見る判断が要る | AIエージェント（カメラの画像をAIに判断させ、結果をワークフローで通知） |
| 今のバラバラな在庫表を一度だけ整理し、品番をそろえる | 一度きり | AIエージェントに一度やってもらい、人が確認する |
最初から全部を作る必要はありません。私はいつも、100%を目指さず8〜9割の自動化でいいとお伝えしています。在庫なら、出入りの多い上位の品番だけ①を始めるだけでも、次の棚卸で探す差異は減ります。
📌条件を満たしたときにチャットへ知らせる仕組みの作り方は「期限・フォーム回答・メールの自動通知を仕組みにする方法」で、きっかけ・宛先・止める条件の決め方を解説しています。
在庫管理の自動化でつまずきやすい3つの落とし穴
1. 在庫管理システムを入れれば数が合うと思う
システムは、入力された数を正しく足し引きするだけです。物が動いたときに誰も入力しなければ、高いシステムでも数は合いません。導入の前に、①の「その場で1回入力する」が現場で続くかを、今の表とフォームで1か月試してください。それで続くなら、システムが必要かどうかもはっきりします。
2. 入口を増やして二重管理にする
販売管理システムで出荷を記録しているのに、在庫用に別のフォームやExcelを作ると、同じ出荷を2か所に入れることになります。どこを「正しい数」の置き場にするかを1つ決め、ほかの表はそこから自動で受け取るようにします。
3. 差異をAIに自動で直させる
棚卸の差異を在庫表へ自動で上書きすると、数え間違いまで正しい数として残り、紛失や記録漏れの原因が分からなくなります。差異のリスト化までは自動にし、在庫表を直すのは人が原因を確かめてからにしてください。
明日から始める4ステップ
- 在庫の動きを四角と矢印で書き出す：入荷・出荷・持ち出し・移動・戻り・棚卸のそれぞれで、「物が動く時刻」と「記録する時刻」がずれているマスに印をつけます。
- 前回の棚卸の差異を、品番ごとに並べる：差異が大きい品番、くり返しずれる品番を上位10個ほど出します。そこが最初に仕組みにする対象です。
- 上位の品番だけ、その場で入力するフォームを作る：「何を・いくつ・どこへ」の3項目で、在庫表に自動で足し引きされるようにします。ここまではAIなしでできます。
- 次の棚卸から、照合と差異リストをツールに任せる：数はスマートフォンで入力し、在庫表との照合、差異のある品番と履歴の一覧づくりを自動にします。
在庫管理・棚卸の自動化についてよくある質問
棚卸で在庫の数が合わないのはなぜですか？
多くの場合、ふだんの入荷・出荷・持ち出し・移動を、物が動いたときではなく後でまとめて記録しているからです。記録が遅れるほど入力し忘れや二重入力が起き、棚卸の日にまとめて差異として表に出ます。棚卸のやり方より先に、日々の記録をその場で1回入力する形に変えてください。
中小企業の在庫管理はExcelのままでも大丈夫ですか？
品目数や出入りの量によりますが、Excelやスプレッドシートでも、スマートフォンの入力フォームと自動で連携させれば十分に回る会社は多いです。問題はExcelそのものより、入力が後回しになることと、同じ数を何か所にも書き写すことです。それを直しても足りなくなったときに、在庫管理システムを検討してください。
AIで棚卸を自動化できますか？
数を数える作業そのものをなくすのは難しいですが、紙への記入、Excelへの打ち直し、在庫表との照合、差異のある品番の洗い出しは自動にできます。照合の部分は、Claude Codeのようなコーディングエージェントで自社の在庫表に合わせたツールを作るのが確実です。棚にカメラをつけてAIに空き具合を判断させる方法もありますが、正確な個数は記録で持つのが前提です。
まとめ：棚卸の差異は、棚卸の日ではなく毎日の記録で減らす
在庫の数が合わないのは、数える人の注意力の問題ではなく、物が動いた時刻と記録する時刻が離れていることから起きます。入出庫はその場で1回だけ入力して在庫表に自動で反映し、棚卸の照合と差異リストは自社専用のツールに任せ、場所と残りの量はチャット通知やカメラで見えるようにする。この3つに分ければ、棚卸のたびに原因を探し回る時間は減っていきます。
「棚卸のたびに差異の原因探しで数日つぶれる」「在庫や貸し出した物がどこにあるか、担当者にしか分からない」という状況なら、在庫の動きを一緒に四角と矢印に書き出し、どこをフォームと自動連携で、どこをAIで、どこを自社専用のツールで解決するかを決めるところから進められます。今の表とフォームの設定だけで足りる場合は、その旨を正直にお伝えします。
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