結論:Geminiでシフト作成を自動化するには、①職員マスタ(資格・希望休・勤務可能時間など)をCSVで用意し、②シフト作成用のGemに入力し、③別に用意したエラーチェック用のGemで整合性を確認する、という3ステップで進めます。専門的なプログラミング知識がなくても、無料で使えるGeminiの「Gem」機能だけで、属人化しがちなシフト作成業務を仕組み化できます。
「シフト作成がベテラン職員の勘と経験に頼りきりになっている」
「毎月のシフト作成に何時間もかかっていて、他の業務を圧迫している」
このように感じている介護施設や店舗の管理者の方は、ぜひ今回の記事を参考にしてください。
今回は、シフト作成にAI(Gemini)が向いている理由、Geminiでシフトを自動作成する具体的な3ステップ、介護施設での導入事例、導入時に気をつけたいポイントについて紹介していきます。
なぜシフト作成にAI(Gemini)が向いているのか
介護施設や店舗のシフト作成では、夜勤・早番・遅番のバランス、有資格者の配置、休暇希望の反映など、複雑な条件を同時に満たす必要があります。
条件が多いほど手作業では調整に時間がかかり、結果としてベテラン職員でなければ組めない「属人化」した業務になりがちです。
Geminiのような生成AIは、大量の条件を一度に読み込み、パターンに沿って組み合わせを考える作業を得意としています。
職員の資格・希望休・勤務可能時間といった情報をCSVなどの表形式でまとめて渡すだけで、条件を踏まえたシフト案を短時間で出力できるため、これまで人手で数時間〜十数時間かかっていた作業を大幅に圧縮できる可能性があります。
また、Geminiの「Gem」機能を使えば、あらかじめ「シフト作成の役割」や「守るべきルール」を設定した専用のAIを用意できるため、毎回同じ条件を説明し直す手間がかかりません。
📌AIによる業務自動化の全体像を知りたい方は「AI自動化でできることとは？業務効率化ツールと導入ステップ」もあわせてご覧ください。
Geminiでシフトを自動作成する3ステップ
ここでは、Geminiを使ってシフト作成を自動化する具体的な手順を3つのステップで紹介します。
ステップ1:職員マスタを準備する
まずは、職員の資格(夜勤可否や有資格者かどうかなど)、希望休、勤務可能時間といった情報をCSVなどの表形式で準備します。
ここで渡す情報が具体的であるほど、後工程で出力されるシフト案の精度も上がります。
ステップ2:シフト作成用のGemへ入力する
次に、あらかじめ「シフト作成のルール(夜勤バランス、有資格者の配置など)」を設定したシフト作成支援用のGemに、職員マスタを入力します。
条件を毎回説明し直す必要がなく、CSVを投入するだけでシフト案のたたき台を出力できるのが、Gem機能を使うメリットです。
ステップ3:エラーチェック用のGemで整合性を確認する
最後に、シフト作成用とは別に用意した「エラーチェック用のGem」で、出力されたシフト案に条件の抜け漏れや矛盾がないかを確認します。
作成とチェックの役割を分けることで、AIが出したシフト案をそのまま鵜呑みにせず、人の目でも確認しやすい運用フローになります。
📌AI導入で業務改善を進めた他社の事例は「AIで業務改善を実現する方法とは？導入ステップと成功事例」で紹介しています。
介護施設での導入事例:属人化していたシフト作成をCSV1本に
実際に、ホリエモンAI学校の研修をきっかけに、介護施設でGemini Gemを使ったシフト作成の仕組みを構築した事例があります。
この施設では、夜勤・早番・遅番のバランスや有資格者の配置、休暇希望の反映が必要な中、シフト作成業務がベテラン職員に集中し、条件確認も手作業で行われていました。
そこで、職員マスタをCSVで用意し、シフト作成支援用のGemへ入力、別途用意したエラーチェック用のGemで整合性を確認する、という一連のフローを構築しました。
導入前は、ベテラン職員が毎月数時間〜十数時間をかけてシフトを作成し、条件確認も手作業で行っていましたが、導入後はCSVを投入するだけでシフト案が出力され、エラーチェックまで一連で実施できる運用が見込めるようになりました。
属人化の解消だけでなく、若手職員でも運用できる体制づくりにもつながっており、このフローはシフト作成に限らず、利用者スケジュール作成や職員研修計画、処遇改善加算関連の事務など、介護現場の運営全般へ展開できる点も特徴です。
気になった方は下記URLから詳細をチェックしてみてください。
▶︎ Gemini Gemで介護職員シフトを自動作成｜介護DX活用事例
導入時に気をつけたいポイント
Geminiでシフト作成を自動化する際は、次の点に気をつけると失敗しにくくなります。
出力されたシフト案をそのまま確定せず、必ず人の目で最終確認する
作成用とエラーチェック用でGemの役割を分け、一つのAIに丸投げしない
職員の個人情報を扱うため、入力するデータの範囲や取り扱いルールを事前に決めておく
最初から完璧を求めず、小規模な部署や期間から試して精度を高めていく
特に、個人情報を含む職員マスタを扱う場合は、社内のルールに沿って安全に運用することが欠かせません。自社だけで運用フローを整えるのが難しい場合は、外部の研修やサポートを活用するのも一つの方法です。
📌研修費用を助成金でまかなえるか気になる方は「AI学校で助成金は使える？法人向けAI研修の申請ポイント」も参考になります。
Geminiでのシフト作成に関するよくある質問
Q1. プログラミングの知識がなくても導入できますか?
基本的な操作は、職員マスタをCSVで用意し、Geminiの画面上でGemを設定して入力するだけのため、専門的なプログラミング知識がなくても始められます。
Q2. 介護施設以外の業種でも活用できますか?
夜勤や早番・遅番、有資格者の配置といった条件があるのは介護施設に限らず、飲食店や小売店など複数のスタッフが交代制で勤務する業種にも共通しています。職員マスタの項目を業種に合わせて調整すれば、同様の考え方で活用できます。
Q3. AIが作成したシフト案をそのまま使ってよいですか?
出力されたシフト案は、必ず担当者が最終確認したうえで運用することをおすすめします。エラーチェック用のGemを別に用意することで確認の手間は減らせますが、最終判断は人が行う体制にしておくと安心です。
シフト作成の自動化は、Geminiを味方につけることから
シフト作成は、条件が多いほど手作業では時間がかかり、ベテラン職員に依存しがちな業務です。
Geminiの「Gem」機能を使えば、職員マスタをCSVで渡すだけでシフト案を出力し、別のGemでエラーチェックまで行う仕組みを、専門知識がなくても構築できます。
まずは自部署やチーム単位の小さな範囲から試し、精度を確認しながら運用を広げていくのがおすすめです。
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