この記事は、賃貸管理や売買・賃貸仲介を行う中小の不動産会社の社長・管理部の方の、「家賃の入金確認や物件の問い合わせ対応、契約書類のチェックに人手を取られて、本来の営業や管理の仕事に時間が回らない」という困りごとを解決するために、私がこれまで400社・4,000人の研修で見てきたことをまとめたものです。
結論：不動産会社のAI活用は、「不動産向けのAIツール選び」から始めるのではなく、家賃の入金照合、物件の問い合わせ対応、契約書類のチェックといった毎日・毎月くり返す作業を四角と矢印で書き出し、「ワークフロー自動化」「AIエージェント」「コーディングエージェントで自社ツールを作る」の3つから解決策を選ぶと進みます。最初の1つは、銀行の入金データと家賃の台帳を突き合わせる「入金照合」がおすすめです。
📌ほかの業種も含めた全体像は「業種別のAI活用事例ガイド｜中小企業は「業種」より「業務」で探す」で、10業種の最初の1つを早見表にまとめています。
最初にお伝えしておくと、ホリエモンAI学校は不動産に特化した会社ではありません。賃貸管理や仲介の実務は皆さんの方がはるかに詳しいので、私たちがお手伝いするのは、どの業種でも同じ「困りごとを書き出して、業務を分解して、自動化する」部分です。この記事では、その進め方を不動産会社の業務に当てはめて説明します。
不動産会社から実際に出ている困りごと
ホリエモンAI学校では、受講企業と「困りごとリスト」を共有し、社員の方に自分の業務で面倒なことを書いてもらっています。業種を問わず集まった1,705件の中には、不動産の仕事そのものの困りごととして、次のような声があります。
- 家賃入金の照合に手間がかかる
- 家賃を一枚の表にまとめたい
- 契約書・重要事項説明のチェックを簡易化したい
- 物件情報を蓄積・検索したい／物件情報をチャットで引き出したい
- 資料を物件ごとに自動で振り分けて保存したい
- 物件仕入れの候補を探したい
そして、これらは不動産会社だけの悩みではありません。業種を問わず「入金確認・消込・残高照合に手間がかかる」は21件、「契約書の作成・チェック・管理に手間がかかる」は18件、「社内の資料・情報が探しにくい」は44件出ています。つまり、不動産会社の困りごとの多くは、他の業種ですでに解決のやり方がある困りごとです。
私が面談でよくお伝えするのは、「業種は関係ありません」ということです。その人がどんな仕事をしているかをワークフローに棚卸しして、困りごとを5個ぐらい出してもらい、その困りごとをワークフロー自動化で解決するか、AIエージェントに任せるか、コーディングエージェントでツールを作るかを考える。この順番は、不動産でも製造業でも同じです。
家賃の入金照合を四角と矢印で書き出す
業種を問わずよく出る困りごとの1つが「照合」です。家賃の振り込みや会社の入金を確認するのに、銀行の入出金データと手元のExcelを一つずつ見比べている。何かと何かのデータを突き合わせる作業は、どの会社にもとても多くあります。賃貸管理の会社なら、毎月必ず発生する作業です。たとえば、次のような流れになっていないでしょうか。
- ネットバンキングにログインして、入金明細をダウンロードする
- 家賃台帳（Excelや管理ソフト）を開く
- 振込名義と金額を見て、どの入居者のどの部屋の家賃かを1件ずつ探す
- 台帳に「入金済み」を付ける
- 名義が違う・金額が足りない・まとめて振り込まれた入金を、別に調べる
- 未入金の一覧を作って、督促の連絡やオーナーへの報告をする
書き出すと、手間の大半は3の「1件ずつ探す」と5の「例外を調べる」にあることが分かります。私がいつも感じるのは、口では「そんなに時間はかかっていない」と言っていた作業ほど、文字で書き出すと実はめちゃくちゃ時間をかけていた、ということです。
この流れは、次のように変えられます。
- 入金明細と家賃台帳を、AIが毎朝自動で読み込む
- 名義と金額が一致するものは自動で「入金済み」にする
- 一致しないものだけを「要確認リスト」にして担当者へ通知する（名義のカナ表記の違いなど、AIが候補を添える）
- 担当者は要確認リストだけを見て判断する
ここで大事なのは、最初から100%の自動化を目指さないことです。8〜9割の「きれいに一致する入金」をAIに任せ、残りの例外は人が見る。これだけで、全件を目で追っていた作業が、例外を判断する作業に変わります。
3つの解決策の選び方（不動産会社の例）
書き出した作業は、次の3つのどれかで解決します。選ぶ観点は3つで、頻度（毎日か、年に数回か）、判断の要否（毎回同じ手順なら、AIを使わない自動化で十分）、そして社内で使っているツールの「派閥」（Microsoft・Googleなど）です。
| 解決策 | 向いている作業 | 不動産会社での例 |
|---|---|---|
| ワークフロー自動化 | 毎回同じ手順で、判断が要らない作業 | ポータルサイトからの反響メールを一覧表に登録して担当者に通知する／契約更新や家賃改定の期限が近づいたら自動で知らせる／届いた書類を物件ごとのフォルダに自動で保存する |
| AIエージェント | 文章や表を読む・突き合わせる・下書きする作業 | 入金明細と家賃台帳を照合して要確認リストを作る／物件資料や社内ルールを読み込ませて、問い合わせへの回答案を作る／契約書や重要事項説明書の記載漏れ・前回との違いを洗い出す |
| コーディングエージェントで自社ツール作成 | 既存のツールでは自社のやり方に合わない作業 | 物件ごと・オーナーごとに家賃を一枚にまとめる集計画面を作る／社内に散らばった物件情報を、チャットで聞けば出てくる検索ツールにする |
なお、使っている会社のツールによっては、AIエージェントを使わせられない場合もあります。たとえばMicrosoft 365だけで仕事をしている会社なら、Power Automateでのワークフロー自動化だけでも業務はかなり自動化できます。どれを使うかの基準は、その会社のAI活用ガイドラインやセキュリティのルールがどの程度厳しいかです。
📌ポータルサイトの反響メールを自動で取り込む具体的な流れは「SUUMO等の物件情報をZapier×Pythonで自動取込｜不動産査定自動化事例」へ。kintoneを中心に物件管理の情報をつなぐ例は「kintone×Zapierで物件管理を自動化｜不動産DX事例」で紹介しています。
物件の問い合わせ対応は「一次対応」までをAIに
入居者や見込み客からの問い合わせ、社内からの「あの物件の条件どうだったっけ」という質問は、社内でも社外でも結局同じ仕組みで解決します。会社の物件資料や社内ルール、過去の回答をAIにたくさん読み込ませて、それをもとに回答させる方法です（RAGと呼ばれます）。回答の窓口はチャットでもメールでも、最近ではAI電話でも構いません。AIにとっては、電話もチャットもメールも変わらないからです。
ここでも100%を目指すと大変なので、一次対応ぐらいにとどめるのが現実的です。よくある質問（駐車場の有無、ペット可否、ゴミ出しのルール、更新の手続きなど）にはAIが答え、内見の調整や条件交渉、トラブルの相談は担当者に引き継ぐ。この線引きを先に決めておくと、現場が安心して任せられます。
契約書・重要事項説明書のチェックは「下書きと見落とし探し」まで
契約書類の電子化は、すでに制度として進んでいます。2022年5月18日に施行された改正で、重要事項説明書や契約締結時の書面などを、相手方の承諾を得たうえで電子書面で提供できるようになり、宅地建物取引士の押印も不要になりました（出典：国土交通省「不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります」）。書類がデータになると、AIで読み比べやチェックをしやすくなります。
AIに任せやすいのは、物件資料と書類の記載の食い違い探し、前回の書類との違いの洗い出し、記入漏れのチェック、特約の文案の下書きです。一方で、重要事項の説明そのものは宅地建物取引士の仕事であり、書類の内容に最終的な責任を持つのも人です。「AIが見落とし候補を出し、宅建士が確認して確定する」という分担にしてください。私は法律の専門家ではないので、どこまでをAIに任せてよいかは、社内の宅建士や顧問の専門家と必ず確認してください。
最初の1か月の進め方
- 1週目：管理部・営業・事務の担当者に、自分の仕事を四角と矢印で書いてもらい、面倒な作業を5個ずつ挙げてもらう
- 2週目：挙がった困りごとを、頻度（毎日・毎月）と件数で並べ、1つに絞る。迷ったら毎月必ず発生する入金照合
- 3週目：選んだ作業をChatGPTやClaudeと壁打ちして「何を読み込み、何を出力し、どこで人が確認するか」の仕様書を作り、3つの解決策のどれで作るかを決める
- 4週目：最低限動く試作品を作り、1か月分のデータで試す。例外の出方を見て、人が見る範囲を決める
入居者の名前や口座の情報など個人情報を扱う作業は、どのAIサービスをどの設定で使うかを社内で決めてから始めてください。決まるまでは、個人情報を含まない作業（物件紹介文の下書き、社内マニュアル、反響の集計など）から始めるのが安全です。
📌業種が違っても進め方は同じです。現場の書類・写真・見積から始める例は「建設業・工務店のAI活用事例｜現場の書類・写真・日報・見積から始める」、個人情報を扱う作業と扱わない作業の仕分け方は「クリニックのAI活用｜患者情報を守りながら問診・カルテ・事務の手間を減らす進め方」でも詳しく説明しています。
よくある質問
不動産会社はAIで何から始めればいいですか？
毎月必ず発生し、手順がほぼ決まっている作業から始めるのがおすすめです。賃貸管理をしている会社なら、銀行の入金データと家賃台帳を突き合わせる入金照合が代表例です。きれいに一致する入金はAIに任せ、例外だけを人が確認する形にすると、効果が分かりやすく出ます。
不動産業界向けのAIツールを先に選んだ方がいいですか？
おすすめしません。ツールを先に選ぶと、ツールでできることに業務を合わせることになり、本当に手間のかかっている作業が残りがちです。困りごとを書き出し、業務を四角と矢印に分解して、3つの解決策のどれが合うかを決めてから、必要ならツールを選ぶ順番が失敗しにくい進め方です。
重要事項説明書のチェックをAIに任せても大丈夫ですか？
記載の食い違いや記入漏れの「候補を出す」ところまでは任せやすい作業です。ただし、重要事項の説明と書類の最終確認は宅地建物取引士が行うもので、AIの指摘は見落とし防止の補助として扱ってください。どこまで任せるかは、社内の宅建士や顧問の専門家と決めてください。
まとめ
不動産会社のAI活用は、不動産向けのツールを探すことからではなく、家賃の入金照合、物件の問い合わせ対応、契約書類のチェックといった、毎日・毎月くり返している作業を書き出すことから始まります。業務を四角と矢印に分解し、ワークフロー自動化・AIエージェント・自社ツール作成の3つから解決策を選び、8〜9割をAIに任せて例外と最終確認は人が行う。この順番なら、管理や営業の本来の仕事に時間を戻せます。
📌AI研修の選び方・進め方の全体像は「法人向けAI研修の完全ガイド｜7つの順番で決める進め方と費用・形式・定着まで10記事で解説」へ
「家賃の入金確認や問い合わせ対応に人手が取られているが、どこから自動化すればいいか分からない」「社員にAIを使わせたいが、進められる人がいない」という状況なら、ご相談ください。ホリエモンAI学校の法人プランでは、毎月の面談で社内の困りごとリストを一緒に整理し、どの方法で解決するかまで伴走します。不動産の実務は皆さんの方が詳しいので、私たちは業務の分解と自動化の方法をお手伝いします。
