この記事は、メールやチャットの確認、決まった表の更新、毎週の集計といった細かい事務作業に一日の多くを取られ、「本来やるべき仕事に手が回らない」と感じている中小企業の社長・事務担当・管理職の方の困りごとを解決するために、私がこれまで400社・4,000人の研修で見てきたことをまとめたものです。
結論：細かいルーティン作業に追われる原因は、一つひとつの作業の重さではなく、毎日・毎週くり返す小さな作業が、別々の画面に散らばっていることにあります。まず1日と1週間の定型作業をすべて書き出し、①やめる・まとめる作業、②毎回同じなので仕組みに自動で回させる作業、③確認と判断が要るので、仕組みに材料を集めさせて人が判断する作業、の3つに分けます。AIが必要になるのは③の一部だけで、多くは①と②で軽くなります。
📌ほかの困りごとも含めた全体像は「AIで業務の困りごとを解決する方法｜受講企業に多い10の困りごと別ガイド」で、困りごとに共通する5つのルールと早見表をまとめています。
「ルーティン・事務作業・タスク管理に時間がかかる」という相談は21件。中身は4つに分かれる
ホリエモンAI学校では、受講企業の社員の方に、自分の業務で面倒なこと・変えたいことを「困りごとリスト」に書いてもらっています。集まった1,705件を似たもの同士でまとめると、「ルーティン・事務作業・タスク管理に時間がかかる」は21件で、98種類の困りごとの中で31番目に多いものでした。
21件を一つずつ読むと、どこで困っているかで次の4つに分かれます。
| 困っているところ | 件数 | 実際に書かれていた声（例） |
|---|---|---|
| ① 細かい定型作業そのものが多い | 6件 | 地味なルーティン作業に時間がかかる／事務処理を省力化したい／店舗の稼働状況を一括で確認したい／車両管理業務をスリム化したい |
| ② やることが多く、順番が決められない | 4件 | タスクが多すぎて追われる／タスク管理を楽にしたい／業務の優先順位付けが難しい |
| ③ 業務全体を見直したいが、進め方が分からない | 5件 | 業務改善の進め方が分からない／業務を可視化して見直したい／会議運営の進め方を見直したい |
| ④ その他（ミス・申請・予算・人の問題など） | 6件 | 資料のミスが多発している／購入申請の根拠を仕組み化したい／予算策定を効率化したい |
出典：ホリエモンAI学校の受講企業が記入した困りごとリスト（1,705件を98種類にまとめた社内集計、2026年10月時点）。
①〜③は、別々の悩みに見えて根は同じです。一つひとつは数分で終わる作業が、毎朝・毎週くり返され、しかもメール、チャット、カレンダー、共有の表、社内システムと別々の画面に散らばっているため、全体でどれだけ時間を使っているかが本人にも見えていません。見えていないので、どこから減らせばいいかも決められず、「とにかく忙しい」という感覚だけが残ります。
この記事では、①〜③を「1日と1週間の定型作業を書き出して、仕分ける」という一つの手順で扱います。④のように中身がはっきりした困りごと（資料のミス、申請の流れなど）は、それぞれの業務の流れを個別に書き出して解決するのが近道です。
最初にやること：朝のルーティンを四角と矢印で書き出す
私たちの研修では、困りごとをいきなりAIで解決しようとせず、まず業務を細かい手順に分解します。たとえば「朝のルーティンワーク」という一つのタスクなら、出勤する、パソコンをつける、メールを確認する、チャットを確認する、という手順に分けます。
実際に書くと、たとえば次のようになります。
［パソコンをつける］→［メールを開いて新着を読む］→［チャットを開いて未読を読む］→［カレンダーで今日の予定を見る］→［共有の表で今日の締め切りを探す］→［社内システムで昨日の数字を確認する］→［今日やることを付箋やメモに書く］
ここで大事なのは、「メールを確認する」を1つの四角で終わらせないことです。Gmail、チャット、カレンダー、会計システムの確認は、それぞれ別の画面を開いて、別の手順で行う別の作業です。分けて書いて初めて、「この確認は毎日同じものを見ているだけ」「この確認は中身を読んで判断している」という違いが見えてきます。
朝の分を書いたら、同じように「毎週月曜にやること」「月末にやること」も書き出します。四角ごとに「何を見て、何分かけているか」を書き込むと、1回は数分の作業が、合わせるとまとまった時間になっていることが分かります。目安が分からなければ、1週間だけ、作業を始めた時刻と終えた時刻をメモしてみてください。
📌1つの事務作業を自動化するときの書き出し方と、自動化しやすい事務作業の一覧は「AIで事務作業を自動化する方法｜自動化しやすい事務7つと「3つの手段」の選び方」で説明しています。この記事は、細かい作業が多すぎてどれから手を付けるか決められない、という段階を扱います。
書き出した作業を3つに仕分ける
書き出した四角を一つずつ見て、次の3つのどれに当たるかを書き込みます。
| 仕分け | 見分け方 | 例 | 解決の仕方 |
|---|---|---|---|
| ① やめる・まとめる | 誰も使っていない、または同じことを複数の場所でしている | 誰も見ていない報告用の表の更新／同じ数字を2つの表に入れる／1日に何度も同じ画面を開いて確認する | 作業そのものをなくす、確認の回数を決める。AIも仕組みも要らない |
| ② 仕組みに自動で回させる | 毎回同じ手順で、途中に判断が要らない | 決まった時刻にファイルを決まったフォルダへ保存する／フォームの回答を表に足す／毎週同じ形の集計表を作る | ワークフロー自動化ツールや、スプレッドシート付属のプログラムで自動実行する。AIは要らないことが多い |
| ③ 材料を集めさせて、人が判断する | 中身を読んで、急ぎか・自分の担当かを決める必要がある | 今日の締め切りと予定から、何を先にやるか決める／届いたメールのうち対応が必要なものを選ぶ | 仕組みが材料を集めて1か所にまとめ、人は判断だけをする。読んで仕分ける部分にAIを使う |
仕分けてみると、①に当たる作業が意外に多いことに気付きます。続けている理由が「前任者がやっていたから」というだけの作業は、自動化する前にやめてしまうのがいちばん効果があります。
②と③で迷ったら、「その作業を新人に頼むとき、手順書だけで済むか、毎回相談を受けるか」で考えます。手順書だけで済むなら②、相談を受けるなら③です。
②と③を、3つの解決方法のどれで仕組みにするか
ホリエモンAI学校では、書き出した手順を、次の3つの方法のどれで解決するかを、作業の頻度・判断の要否・会社で使っているツールの派閥（Microsoft中心か、Google中心か）で選びます。
| 方法 | 向いている作業 | ルーティン作業での使い方 |
|---|---|---|
| A ワークフロー自動化 | 判断が要らず、きっかけ（時刻・メール受信・フォーム送信など）がはっきりしている作業 | Power Automate、Zapierなどで「毎朝8時に〜する」「メールが届いたら〜する」を組む。Google中心の会社なら、スプレッドシート付属のプログラム（Google Apps Script）でも作れる |
| B AIエージェント | 中身を読んで、急ぎか・誰の担当かを仕分ける作業 | Aの流れの途中にAIの判断を1つ挟み、「今日やることの一覧」を作らせる |
| C コーディングエージェントで自社ツール | 見る場所が多く、自社独自の決まりで優先順位を付けたい作業 | Claude Codeなどに仕様を伝え、カレンダーやタスクの表から今日の予定と締め切りを集めて、1日の作業リストを作る小さなツールを作る |
ルーティン作業の解決で私がいつもお伝えしているのは、「人が見に行く」のをやめて、「仕組みが集めて届ける」に変えることです。朝、5つの画面を順番に開いて確認するのではなく、必要なことだけを仕組みが集め、決まった時刻に1か所へまとめて届けるようにします。人は届いたものを見て、判断することだけに時間を使います。
📌すでにある複数のツールの間でデータを自動で受け渡す方法は「ツール・システム間のデータ連携を自動化する方法」で、つなぐ前に決めることと合わせて説明しています。
私自身の朝の確認を、仕組みに置き換えた例
私自身も、毎日のメール確認を仕組みに置き換えて使っています。2026年11月に作ったもので、内容は次の2つです。
- 急ぎのメールだけ、すぐにLINEへ届ける：自分のGmailを5分ごとに確認し、件名に「至急」と入ったメールだけをLINEに通知します。
- 毎朝8時に、返信していないメールをまとめて届ける：過去24時間に届いた、自分が宛先なのにまだ返信していないメールを一覧にして、毎朝8時にLINEへ送ります。
この仕組みには、AIを使っていません。「件名に至急が入っている」「自分が宛先で、まだ返信していない」という決まった条件で拾うだけなので、②の「仕組みに自動で回させる」作業に当たり、スプレッドシート付属のプログラム（Google Apps Script）で作りました。返信の必要がない自動送信のメールや、宣伝・SNSの通知は最初から対象外にしています。通知する条件はスプレッドシートの設定欄で変えられるようにしてあり、パソコンを閉じていてもGoogleのサーバー上で動き続けます。
ポイントは、メールを「何度も見に行く」作業を、「急ぎだけ届く」と「朝1回まとめて届く」の2つに置き換えたことです。メールを開く回数そのものを減らせるので、気になって何度も確認する、という時間がなくなります。どの会社でも、朝の確認作業の多くは、このように決まった条件で拾えるものです。AIが必要になるのは、「この内容は急ぎか」を文面から判断させたいときになってからで十分です。
📌届いたメールの仕分けと返信漏れを防ぐ仕組みは、コラム「メールの見落とし・返信漏れをAIで防ぐ方法」で詳しく説明しています。期限やフォームの回答をきっかけに決まった連絡を自動で送る仕組みは「期限・フォーム回答・メールの自動通知を仕組みにする方法」へ。
「やることが多すぎて順番が決められない」ときは、朝1枚の作業リストを作らせる
21件のうち4件は、作業そのものより「やることが多すぎて、何から手を付ければいいか決められない」という悩みでした。この場合も、考え方は同じです。締め切りは共有の表に、予定はカレンダーに、頼まれごとはメールやチャットにと、判断の材料が散らばっているため、毎朝それを集めて並べるだけで時間がかかっています。
そこで、次のような流れを仕組みにします。
［毎朝決まった時刻に動く］→［カレンダーから今日の予定を集める］→［タスクの表から、今日と明日が締め切りのものを集める］→［AIが、締め切りと予定の空き時間から並べ替えた案を作る］→［チャットに「今日の作業リスト」として届く］→［人が見て、順番を入れ替えて確定する］
集める部分と届ける部分は判断が要らないのでAで組み、並べ替えの案を作る部分だけにAIを使います（B）。見る場所が多い、自社独自の優先順位の決まりがある、という場合は、Claude Codeなどで小さなツールにまとめてしまう方法（C）が向いています。いずれの場合も、最後に順番を決めるのは人です。AIの並べ替えは、毎朝ゼロから考える手間を省くための下書きと考えてください。
なお、部下や同僚の締め切りを管理者が確認して回り、声をかける手間を減らしたい、という悩みは別の困りごとです。この記事では、自分自身の一日のルーティンを軽くすることに絞っています。
仕組みにするときに、つまずきやすい3つのこと
最初から全部の作業を自動化しようとする
書き出した作業を全部一度に仕組みにしようとすると、どれも中途半端に終わります。まずは毎日やっていて、判断が要らない作業を1つだけ選んで仕組みにし、1〜2週間使ってから次に進みます。最初から100%を目指す必要はなく、8〜9割が自動で回り、例外は人が対応する形で十分に効果があります。
タスク管理ツールを入れること自体が目的になる
「タスク管理を楽にしたい」という相談で、新しいタスク管理ツールを入れたものの続かなかった、という話はよく聞きます。続かない理由の多くは、ツールに予定や締め切りを入力する作業が、新しいルーティンとして増えるからです。人が入力するのではなく、すでにあるカレンダーや表から仕組みが集めてくる形にすると、入力の手間が増えません。
仕組みが止まったことに気付けない
毎朝届くはずの一覧が届かなくなっても、届かないこと自体には気付きにくいものです。仕組みが動いたかどうかを確かめられるよう、「対象が0件でも、0件と届く」ようにしておくと、止まったときにすぐ分かります。
明日から始める4ステップ
- 明日の朝と、次の月曜にやる定型作業を、四角と矢印で書き出す：「メールを確認する」のようにまとめず、画面ごと・手順ごとに分けて書き、それぞれにかかった時間をメモします。
- 書き出した作業を、①やめる・まとめる、②仕組みに自動で回させる、③材料を集めさせて人が判断する、に仕分ける：迷ったら「新人に手順書だけで頼めるか」で考えます。
- ①の作業を、自動化する前にやめるかまとめる：誰も見ていない表の更新や、同じ画面を何度も開く確認から減らします。
- ②の中から、毎日やっている作業を1つだけ選んで仕組みにする：今使っているツールの派閥に合わせて、Power Automate、Zapier、Google Apps Scriptなどで「決まった時刻に集めて、1か所に届ける」形を作り、1〜2週間使ってから次の作業に進みます。
ルーティン・事務作業の自動化についてよくある質問
細かい事務作業が多すぎて、何から自動化すればいいか分かりません。
まず1日と1週間の定型作業をすべて書き出し、自動化する前に「やめられる作業」がないかを確認してください。そのうえで、毎日くり返していて、途中に判断が要らない作業を1つ選んで仕組みにします。回数が多く、手順が毎回同じ作業ほど、仕組みにしたときの効果が大きくなります。
ルーティン作業の自動化に、AIは必ず必要ですか？
必ずしも必要ではありません。決まった時刻にデータを集める、決まった条件のメールだけを知らせる、といった判断の要らない作業は、ワークフロー自動化ツールやスプレッドシート付属のプログラムだけで自動化できます。AIが必要になるのは、文面を読んで急ぎかどうかを判断する、予定と締め切りから順番の案を作る、といった判断が入る部分です。
タスク管理ツールを入れても続きませんでした。どうすればいいですか？
続かない原因の多くは、ツールへの入力が新しいルーティンとして増えることです。予定はカレンダー、締め切りは共有の表など、すでに使っている場所から仕組みが自動で集めて、毎朝1か所に届ける形にすると、入力の手間が増えず続けやすくなります。
まとめ：ルーティンは「人が見に行く」から「仕組みが集めて届ける」へ
細かいルーティン作業に追われる原因は、一つひとつの作業の重さではなく、毎日・毎週くり返す小さな作業が別々の画面に散らばり、全体でどれだけ時間を使っているかが見えないことにあります。朝のルーティンと週次の作業を四角と矢印で書き出し、やめる・まとめる作業、仕組みに自動で回させる作業、材料を集めさせて人が判断する作業に仕分けると、AIが必要な部分は思ったより少ないことが分かります。人が何度も見に行くのをやめ、仕組みが集めて決まった時刻に届ける形にすれば、浮いた時間を本来の仕事に使えます。
「細かい作業に追われて、どこから手を付ければいいか分からない」「仕組みにしたいが、社内に作れる人がいない」という状況なら、今の一日の作業を一緒に四角と矢印に書き出し、やめる作業と仕組みにする作業を分けるところから進められます。今お使いのツールの機能だけで足りる場合は、その旨を正直にお伝えします。
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