この記事は、取引先から届く請求書を、発注書・納品書・契約と1枚ずつ見比べてから支払っている中小企業の社長・経理担当の方の、「確認に毎月何時間もかかるのに、それでも金額の違いや二重請求を見落としそうで怖い」という困りごとを解決するために、私がこれまで400社・4,000人の研修で見てきたことをまとめたものです。
結論：受け取った請求書のチェックは、全部の請求書を人が見るのをやめ、「発注・納品・契約と金額が合っているか」「登録番号と振込先口座がいつもと同じか」を自動で突き合わせて、合わなかった請求書だけを人が見る形に変えます。AIを使うのは請求書PDFの読み取りと、品名の表記ゆれのような判断が要る部分だけで、数字の一致を確かめる部分はAIを使わない自動化で十分です。振込先口座が変わっていた請求書だけは、自動化しても必ず人が取引先に電話で確かめてください。
📌ほかの困りごとも含めた全体像は「AIで業務の困りごとを解決する方法｜受講企業に多い10の困りごと別ガイド」で、困りごとに共通する5つのルールと早見表をまとめています。
「受け取った請求書のチェックが手間」という相談は22件。中身は4つに分かれる
ホリエモンAI学校では、受講企業の社員の方に、自分の業務で面倒なこと・変えたいことを「困りごとリスト」に書いてもらっています。集まった1,705件を似たもの同士でまとめると、「受け取った請求書のチェック・転記・突合が手間」は22件で、98種類の困りごとの中で26番目に多いものでした。
22件を一つずつ読むと、次の4つに分かれます。
| 困りごとの形 | 件数 | 実際に書かれていた声（例） |
|---|---|---|
| ① 発注・稟議・仕入れ・明細と突き合わせるのが大変 | 8件 | 請求書と稟議書の照合が手間／請求書と仕入れの照合が大変／複数のPDF請求書とCSVの金額を突合したい／月初の請求書・支払チェックでミスが出る |
| ② チェックした内容を台帳・会計ソフト・振込ソフトへ入れ直している | 8件 | 請求書を振込ソフトへ手入力している／請求書を読み込んで自動仕訳したい／請求書の内容を台帳へ自動入力したい |
| ③ 管理が分散していて、確認漏れ・報告の遅れが出る | 5件 | 請求書管理が分散し確認漏れが出る／請求書の報告が遅い／請求書の取得に手間がかかる |
| ④ インボイスの要件を満たしているか判定したい | 1件 | 請求書の適格判定を自動化したい |
この記事の中心は①と④、つまり「この請求書は払ってよいか」を確かめる作業です。②の入れ直しは、確かめた結果を自動で会計ソフトに渡す形にすれば一緒に減らせるので、後半で扱います。請求書をメールやWebから集めて保存する作業（③の一部）は「受け取った請求書の保存・管理をAIで自動化する方法」で、ExcelやPDFの数字を表に写す作業全般は「Excel・PDF・メールの転記作業をAIで減らす方法」で解説しています。
請求書のチェックを四角と矢印に分解すると、時間は「探して見比べる」に消えている
困りごとの相談を受けたとき、私たちが最初にやってもらうのは、ツール選びではなく、業務を四角と矢印で書き出すことです。受け取った請求書のチェックを書き出すと、多くの会社で次のような流れになります。
請求書が届く → 中身を読む → 発注書・納品書・契約を探す → 金額・数量・単価を見比べる → 登録番号・振込先を確かめる → 上長が承認する → 会計ソフトに入力する → 振込データを作る → 支払う
書き出してみると、時間がかかっているのは「見比べる」こと自体より、その前の「発注書や納品書がどこにあるか探す」ことだと分かります。発注はメール、納品書は紙、契約は共有フォルダ、とバラバラに置かれているので、請求書1枚ごとに3か所を探しに行くことになります。
私が受講企業から受ける相談では、「何かと何かのデータを突き合わせる」ものがとても多くあります。家賃や売上の入金を銀行の明細とExcelで1件ずつ照合する、というのが代表例ですが、受け取った請求書のチェックも同じ「照合」の仕事です。照合の仕事は、照らし合わせる相手（発注・納品・契約）のデータが1か所にそろっていれば、ほとんどを自動にできます。逆に言えば、相手のデータがバラバラなままでは、AIを入れても速くなりません。
最初にやること：「何と照らすか」の表を作り、請求書を3種類に分ける
取引先から届く請求書は、照らし合わせる相手によって3種類に分かれます。まず取引先の一覧を作り、どの種類に当たるかを書き込んでください。
| 請求書の種類 | 例 | 照らす相手 | 自動にしやすさ |
|---|---|---|---|
| A 毎月同じ金額の請求書 | 家賃、リース、保守料、ソフトの月額料金 | 契約の台帳、先月の請求額 | 高い。金額が先月と同じかどうかだけで判定できる |
| B 発注に対する請求書 | 材料・部品・商品の仕入れ、外注作業 | 発注書（発注データ）と納品書・検収の記録 | 発注データが1か所にあれば高い |
| C 発注の記録がない請求書 | 電話や口頭で頼んだ修理、スポットの依頼 | 稟議書、依頼した人の記憶 | 低い。まず「発注を記録する」ところから変える |
Aは、自動化の効果がすぐに出る部分です。金額が契約や先月と同じなら「問題なし」とし、違ったときだけ人に知らせれば、毎月の確認はほぼなくなります。
Bは、発注書・納品書・請求書の3つを照らし合わせる、いわゆる「3点照合」です。発注データがExcelや販売管理システムに1か所でまとまっていれば、請求書から読み取った品名・数量・単価・金額と自動で突き合わせられます。
Cが多い会社は、チェックの仕組みより先に、「頼んだときに記録を残す」ことを決めてください。電話で頼んだら、依頼した人がフォームに「取引先・内容・見込み金額」を1行入れるだけで、Cの請求書はBに変わります。照らす相手がない請求書は、AIでも人でも正しいかどうか判断できません。
自動で確かめる5項目と、人に残す4つの判断
照らす相手が決まったら、請求書ごとに次の5つを自動で確かめます。どれも「一致しているか、していないか」を見るだけなので、判断は要りません。
| 確かめる項目 | 何と照らすか | 合わなかったときに多い原因 |
|---|---|---|
| 1. 金額・数量・単価 | 発注データ・納品書、契約の金額、先月の請求額 | 単価の改定、分納、値引きの反映漏れ、取引先の入力ミス |
| 2. 二重請求 | これまでに受け取った請求書の一覧（請求書番号・金額・日付） | 同じ請求書がメールと郵送の両方で届いた、再発行分 |
| 3. 登録番号（インボイス） | 国税庁の適格請求書発行事業者公表サイト | 番号の記載漏れ、登録の取りやめ、番号の書き間違い |
| 4. 振込先口座 | 取引先の一覧に登録してある口座 | 取引先の口座変更、またはなりすましの請求 |
| 5. 支払期日 | 取引先との支払条件 | 締め日・支払日の取り違え |
3の登録番号は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で、Tの後ろの13桁を入れると登録されているかどうかを確かめられます。同じサイトでWeb-API（システムから自動で問い合わせる仕組み）も公開されているので、件数が多い会社は自動で確かめることもできます。
4の振込先口座は、いちばん気を付けたい項目です。取引先になりすまして「振込先が変わりました」と請求書やメールを送る手口は、IPA（情報処理推進機構）が「ビジネスメール詐欺（BEC）対策」のページを設けて注意を呼びかけているものです。口座が登録と違っていたら自動で止め、請求書やメールに書かれた番号ではなく、もともと控えている取引先の電話番号にかけて確かめる、というルールにしてください。ここは自動化しない部分です。
自動で確かめたあと、人に残すのは次の4つです。
- 合わなかった理由の判断：単価改定なのか、取引先のミスなのかは、発注した担当者に聞かないと分かりません。
- 振込先口座が変わったときの電話確認：上のとおり、必ず人が行います。
- 初めての取引先の確認：照らす相手の記録がまだないので、最初の1回は人が確かめて取引先の一覧に登録します。
- 支払いの最終承認：自動チェックを通ったものは一覧でまとめて承認し、1枚ずつ見る必要はなくします。
こうすると、人が1枚ずつ見る請求書は「合わなかったもの」だけになります。全部を同じ熱量で見ているときより、合わないものに集中できる分、見落としも減ります。
AIを使うのは「読み取り」と「品名の対応づけ」だけ
私は、AIは判断が必要なときに使うもので、判断がそれほど要らない作業はワークフロー自動化ツールで十分だと考えています。請求書のチェックでは、金額が一致しているかどうかは計算で決まるので、AIに「合っているか」を判断させる必要はありません。AIが役に立つのは次の2か所です。
- 請求書PDF・紙の読み取り：取引先ごとに形式が違う請求書から、取引先名・請求書番号・金額・品名・登録番号・口座を取り出す部分です。AIで読み取った後は、明細の合計と請求金額が一致するかを計算で確かめ、合わなければ人に回します。
- 品名の対応づけ：発注書では「ボルトM8×30」、請求書では「六角ボルト M8 L30」のように、同じものが違う書き方になっている場合に、どの発注の行と対応するかの候補を出す部分です。ここは表記の判断が要るのでAIが向いています。
読み取りは100%にはなりません。私は、FAXや留守電で届く注文を自動で受け付ける相談でも、100%を目指すと大変なので8〜9割でいい、人間が読めないFAXはAIも読めないので翌日電話で確かめればいい、と考えています。請求書も同じで、読めないものは取引先に問い合わせれば済みます。大事なのは、AIが読み間違えたときに、それが「合わない請求書」として人の前に出てくる仕組みにしておくことです。発注データとの突き合わせがあれば、読み間違いは金額の不一致として見つかります。
3つの解決策のどれを使うかは「頻度・判断・派閥」で決める
ホリエモンAI学校では、困りごとを解決する方法を、ワークフロー自動化・AIエージェント・コーディングエージェントで自社ツールを作る、の3つから選びます。選ぶときに見るのは、どのくらいの頻度でやる作業か、人の判断がどれだけ要るか、社内でMicrosoftとGoogleのどちらの製品を使っているか（私は「派閥」と呼んでいます）の3つです。
| 状況 | 向いている方法 | 具体的なやり方 |
|---|---|---|
| 月に数十枚まで。Aの毎月同額の請求書が多い | ワークフロー自動化 | 請求書が届いたら読み取り、契約の台帳・先月の金額と比べて、違うものだけチャットで知らせる。Microsoftの会社はPower Automate、それ以外はZapierやn8nなど |
| 年に1回の見直し、過去1年分の請求書をまとめて点検したい | AIエージェント | ChatGPTのエージェント機能やClaude Coworkなどに、請求書のフォルダと発注の一覧を渡し、二重請求や単価の変化を洗い出してもらう。毎月の仕組みにはしない |
| 月に数百枚。発注データが販売管理システムやExcelにあり、品名の表記ゆれも多い | コーディングエージェントで自社ツール | Claude Codeなどで、請求書PDFの読み取り→発注データとの突き合わせ→一致したものは会計ソフトに登録、合わないものは一覧にして担当者へ送る、という自社専用の照合ツールを作る |
私は、Claude Codeと会計freeeなどの会計ソフトをつなげれば、仕訳や集計まで任せられると考えています。請求書のチェックでも、照合ツールで「合っている」と判定されたものだけを会計ソフトに登録し、振込データを作るところまでつなげれば、上の表②の「チェックした内容を入れ直す」作業も一緒になくなります。会計ソフトにすでに請求書の受け取りや読み取りの機能がある場合は、まずその機能で足りないかを確かめてください。足りる部分にツールを作る必要はありません。
公開事例：AIの読み取りで約95%の正読率にし、月末の残業を減らした例
ここで紹介するのは、ホリエモンAI学校の受講企業ではなく、他社が公開している事例です。リコージャパン大阪支社の経理部門では、毎月約3,500枚の紙の請求書を手作業で仕分け・入力しており、転記ミスを防ぐために何重ものチェックが必要で、月末には残業が発生していたそうです。
そこで、AIで帳票を読み取るクラウドサービスを導入し、スキャンやPDFのアップロードで請求書をデータ化して、会計システムに取り込む形にしました。さまざまな様式の請求書を3回ほど学習・補正させることで、約95%近い正読率になり、月末でも定時で帰れるようになったと紹介されています（出典：リコージャパン大阪支社「【AI社内実践事例】RICOH 受領請求書サービスで請求書業務の負荷を大幅削減！」）。
この事例から読み取れるのは、AIの読み取りは改善できても100%にはならない、ということです。約95%でも、3,500枚なら毎月百数十枚は読み違いが出る計算になります。だからこそ、読み取った結果を発注や契約と自動で突き合わせ、合わないものを人に回す仕組みとセットにすることが大切です。
請求書チェックの自動化でつまずきやすい3つの落とし穴
- 照らす相手のデータがないまま始める：発注が電話や口頭のままだと、読み取りだけ自動にしても「合っているか」は分かりません。先に発注の記録を1か所に残すところから始めます。
- AIに「この請求書は正しいか」を判断させる：チャットに請求書を貼って「おかしいところはある？」と聞くだけでは、発注の内容を知らないAIには答えられません。AIには読み取りと対応づけだけを任せ、一致の判定は計算で行います。
- 振込先の変更まで自動で受け付ける：取引先の一覧の口座を、請求書に書かれた口座で自動で上書きする仕組みにすると、なりすましの請求をそのまま通してしまいます。口座の変更は、必ず人の電話確認を通してから登録します。
同じ内容を会計ソフトと台帳とExcelに何度も入れている場合は「二重入力をなくす方法」も参考にしてください。
明日から始める4ステップ
- 請求書チェックの流れを四角と矢印で書き出す：届いてから支払うまでに、何を探して何と見比べているかを書き出します。
- 取引先の一覧を作り、A・B・Cに分ける：毎月同額、発注に対する請求、発注の記録がない請求の3つに分け、振込先口座と登録番号も一覧に控えます。
- Aの毎月同額の請求書から自動にする：先月・契約と金額が同じなら通し、違うものだけ知らせる仕組みを1つ作ります。
- Bは発注データを1か所に集めてから3点照合にする：Cの請求書には「頼んだら1行記録する」ルールを作り、少しずつBに移します。
受け取った請求書のチェックについてよくある質問
請求書のチェックは、AIに全部任せられますか？
全部は任せられません。AIに任せられるのは請求書の読み取りと品名の対応づけで、金額の一致は計算で自動判定します。合わなかった理由の判断、振込先口座が変わったときの電話確認、初めての取引先の確認、支払いの最終承認は人に残します。
発注書を作っていない取引先の請求書は、どうチェックすればいいですか？
照らす相手がないので、まず「頼んだときに記録を残す」ことから始めます。依頼した人が取引先・内容・見込み金額をフォームに1行入れるだけで、請求書と突き合わせられるようになります。毎月同じ金額の請求書であれば、契約や先月の金額と比べるだけで十分です。
インボイスの登録番号の確認も自動化できますか？
できます。国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトでは、登録番号を入れて登録の有無を確かめられるほか、システムから自動で問い合わせるWeb-APIも公開されています。件数が少なければ公表サイトでの手作業の確認でもかまいません。取引先の一覧に登録番号を控えておき、請求書の番号と違ったときだけ確かめる形にすると手間が減ります。
まとめ：請求書は「全部見る」から「合わないものだけ見る」へ
受け取った請求書のチェックに時間がかかる原因は、見比べることより、照らす相手（発注・納品・契約）を探すことにあります。請求書を毎月同額・発注に対する請求・発注の記録がない請求の3つに分け、照らす相手のデータを1か所に集めれば、金額・二重請求・登録番号・振込先・支払期日の5項目は自動で確かめられます。AIは読み取りと品名の対応づけにだけ使い、振込先口座の変更は必ず人が電話で確かめてください。
「請求書の確認に毎月何時間もかかっている」「発注の記録がバラバラで、どこから自動にすればいいか分からない」という状況なら、今の請求書の流れを一緒に四角と矢印に書き出し、どの請求書から自動にするかを決めるところから進められます。お使いの会計ソフトの機能で足りる場合は、その旨を正直にお伝えします。
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