この記事は、求人媒体から届く応募を担当者が1件ずつ開いて台帳に写し、面接の日程をメールや電話で何往復もやり取りしている中小企業の社長・採用担当者の方の、「応募は来ているのに、対応が追いつかず、返事が遅れて応募者に逃げられている」という困りごとを解決するために、私がこれまで400社・4,000人の研修で見てきたことをまとめたものです。
結論：採用の応募者対応で時間を取られているのは、書類選考や面接といった「判断」ではなく、応募通知を台帳に写す・お礼と日程案内を送る・返事のない人を追いかける、という「写す・送る・追いかける」作業です。この3つは毎回同じ流れなので、ワークフロー自動化ツールで「応募が届いたら台帳に1行足し、予約リンクつきの案内を自動で送る」形にできます。AIを使うのは、媒体ごとに書き方が違う応募通知から項目を読み取る部分と、書類の要約までにとどめ、合否は必ず人が決めます。
📌ほかの困りごとも含めた全体像は「AIで業務の困りごとを解決する方法｜受講企業に多い10の困りごと別ガイド」で、困りごとに共通する5つのルールと早見表をまとめています。
「採用・応募者対応」の相談は25件。中身は4つに分かれる
ホリエモンAI学校では、受講企業の社員の方に「困りごとリスト」を書いてもらっています。集まった1,705件を似たもの同士でまとめると、「採用・応募者対応と応募データ管理に手間がかかる」は25件で、98種類の困りごとの中で19番目に多いものでした。
25件を一つずつ読むと、次の4つに分かれます。
| 困りごとの中身 | 件数 | 実際に書かれていた声（例） |
|---|---|---|
| ① 応募データの転記・管理 | 7件 | 求人応募データをスプレッドシートへ自動入力したい／応募者情報を管理ツールへ自動入力したい／応募管理表を自動更新したい／採用の連絡をシートに転記したい |
| ② 応募者への連絡・面接予約 | 7件 | 時間外の求人応募者へ自動対応したい／応募時にSMSを自動送信したい／応募者集めから面接予約まで自動化したい／応募者への状況確認連絡を自動化したい／採用時の学生への連絡が多い |
| ③ 選考の準備（書類・面接票・スカウト） | 4件 | 書類選考をAIで効率化したい／面接票を自動作成したい／採用スカウト文面作成に時間がかかる／スカウトの絞り込みを細かくしたい |
| ④ 応募データの分析・採用全体の効率化 | 7件 | 採用率や応募動向を分析したい／応募が入らない求人を改善したい／採用の情報収集に時間がかかる／採用活動のスピードを上げたい／採用業務を自動化したい |
出典：ホリエモンAI学校の受講企業が記入した困りごとリスト（1,705件を98種類にまとめた社内集計、2026年10月時点）。分け方は筆者によるものです。
件数を見ると、①と②だけで14件と半分を超えます。採用の困りごとの中心は「良い人を見抜けない」ではなく、「応募が来てから面接が決まるまでの事務が回らない」ことです。この記事はこの①②を中心に、③④は最初の仕組みができた後に足すもの、という順番で書きます。求人原稿そのものの作り方や、人事部全体でのChatGPTの使い方は「ChatGPTの人事・採用での活用」にまとめています。
応募1件の流れを四角と矢印で書くと、判断はほんの一部しかない
私たちの研修では、困りごとを解決する前に、その業務を四角と矢印で書き出してもらいます。中途採用やアルバイト採用の応募1件なら、多くの会社で次のようになります。
- 応募が届く：求人媒体や自社サイトから、応募通知のメールが届く
- 開いて写す：担当者が通知を開き、媒体の管理画面で詳細を見て、氏名・職種・連絡先・応募日を台帳（Excelやスプレッドシート）に写す
- 最初の連絡：応募のお礼と、面接の候補日を送る
- 日程を決める：応募者の都合を聞き、面接官の予定と合わせて、メールや電話で何度かやり取りする
- 予定に入れる：決まった日時を面接官のカレンダーに入れ、応募者に確定の連絡と場所・持ち物を送る
- 書類を見る：履歴書・職務経歴書を読み、面接で聞くことを決める
- 面接する：面接し、評価を記録する
- 結果を伝える：合否を決めて連絡する
- 追いかける：返事のない応募者、選考途中で止まっている応募者に連絡する
書き出すと、人が考えて決める必要があるのは6〜8の一部（書類の評価、面接、合否）だけで、1〜5と9は「毎回同じ流れで、判断がほとんど要らない作業」だと分かります。ところが実際には、担当者の時間の多くがこの1〜5と9に取られ、しかも担当者が別の仕事をしている間や、夜・休日に届いた応募は翌営業日まで手付かずになります。
応募者は同時にほかの会社にも応募していることが多いので、最初の返事が遅れるほど、面接の前に辞退されやすくなります。応募者対応の自動化は、担当者の手間を減らすためだけでなく、応募者を待たせないためにやるものだと考えてください。
① 応募データ：媒体ごとの通知を、1つの台帳に自動で集める
最初にやるのは、応募が届いたら台帳に1行足す、という部分の自動化です。ここができると、②〜④はすべてこの台帳を土台にして組めます。
- 台帳の項目を決める：応募日・媒体・職種・氏名・ふりがな・電話・メール・状態（新規／連絡済／面接予定／面接済／合格／不合格／辞退）・面接日・担当者、のように列を先に決めます。「状態」の言葉は全員でそろえてください。
- 応募通知の集まる場所を1つにする：媒体ごとに通知の届くメールアドレスがばらばらなら、採用用のアドレス1つに転送するよう設定します。
- 通知から項目を取り出して1行足す：Power Automate（Microsoftを使っている会社）やZapier・n8nなどのワークフロー自動化ツールで、「採用用アドレスに応募通知が届いたら、台帳に1行足す」流れを作ります。
- 書き方の違いだけAIに読ませる：媒体ごとに通知メールの書き方が違い、決まった位置から項目を切り出せない場合だけ、その1マスでAIに「この通知から氏名・職種・連絡先を取り出して」と読ませます。
- 二重応募を知らせる：同じ電話番号やメールアドレスの人がすでに台帳にいたら、行を足さずに担当者へ知らせます。複数の媒体から同じ人が応募するのはよくあることです。
ここで大事なのは、台帳に写す作業そのものはAIの仕事ではないということです。私は受講企業の相談には、まずワークフロー自動化ツールだけで組んでみて、人の判断が必要なところが出てきたら、そこにだけAIを入れる、という順番を勧めています。AIは判断が必要なときに使うものなので、「届いたら写す」という決まった作業は、決まった動きをする自動化ツールのほうが確実です。
求人媒体によっては、応募者の情報を一覧で書き出す機能（CSVのダウンロード）や、ほかのシステムとつなぐ機能を用意しているところもあります。通知メールを読み取る前に、使っている媒体にそうした機能がないかを確認してください。媒体の管理画面に自動でログインして情報を取ってくる方法は、媒体の利用規約で認められているかを必ず確かめてから検討します。
メールやPDFからの転記全般の考え方は「Excel・PDF・メールの転記作業をAIで減らす方法」でも詳しく書いています。
② 連絡と面接予約：最初の返事は自動にし、日程の往復をやめる
台帳に1行足されたら、その瞬間を「きっかけ」にして、応募者への連絡を自動で動かします。
| 場面 | 自動でやること | 人に残すこと |
|---|---|---|
| 応募が届いた直後 | お礼と、面接の予約ページのリンクを送る（夜・休日でもすぐ届く）。電話番号しか分からない場合はSMSで送る | 案内文の中身を最初に一度決めて、社内で確認しておく |
| 応募者が予約した | 台帳の状態を「面接予定」にし、面接官のカレンダーに予定を入れ、場所・持ち物・当日の連絡先を送る | 面接官が予約を受けてよい時間帯を、カレンダーに空けておく |
| 面接の前日 | 応募者に日時と場所をもう一度知らせる | なし |
| 予約がないまま数日たった | もう一度だけ案内を送り、それでも反応がなければ担当者に知らせる | 電話するかどうかを担当者が決める |
| 状態が止まっている | 「面接済」のまま結果連絡をしていない人などを、毎朝チャットで担当者に知らせる | 合否を決めて、結果を伝える |
日程調整の往復をなくすいちばんの方法は、こちらから候補日を出すのをやめ、応募者に予約ページで選んでもらうことです。Googleカレンダーの予約スケジュールや、Microsoft Bookingsなど、今使っている製品に予約ページの機能があることも多いので、新しいツールを契約する前に確認してください。
ただし、自動で送ってよいのは、お礼・日程案内・前日の確認のように、文面が決まっていて相手の受け止め方が変わらない連絡だけです。不採用の連絡や、給与・勤務条件の話は、AIに下書きさせても、送る前に必ず人が読んでから送ってください。期限やフォーム回答をきっかけに通知を組むときの決め方は「期限・フォーム回答・メールの自動通知を仕組みにする方法」で、5つの決めごととして整理しています。
③ 書類選考と面接の準備：AIは要約と下準備まで、合否は人が決める
①②が回り始めると、担当者の時間は書類を読む・面接の準備をする、という本来の仕事に使えるようになります。ここにもAIは使えますが、使い方には線を引きます。
- 書類の要約：職務経歴書から、募集職種で確認したい経験（たとえば「経理なら月次決算の経験の有無」）を決まった項目で抜き出させ、面接官が読む時間を短くします。
- 面接票の下準備：募集職種ごとの共通の質問に、その応募者の経歴に合わせた確認事項を足した面接票を作らせます。
- 合否と評価は人：AIに点数を付けさせて、その点数で合否を決めることはしません。何を根拠に落としたのかを説明できなくなるからです。
他社の公開事例を1つ紹介します（当社の受講企業の事例ではありません）。トランスコスモス・デジタル・テクノロジーでは、複数職種の中途採用で応募書類のつくりが人ごとに違い、書類選考に時間を取られていたため、生成AIで応募書類を要約し、人が評価した内容をRPAで採用管理システムに自動入力する仕組みを試しました。101件の応募書類での実証実験の結果、書類の読み込みと採用管理システムへの反映の時間を減らせ、「年間400時間の工数削減となる試算」と紹介されています（出典：ITmedia NEWS「採用業務は’社内ChatGPT’で効率化できるか? SIerが実証実験」2024年2月）。
この事例でも、AIが担当したのは要約で、評価は人が行い、その後の入力は決まった動きをする自動化（RPA）に任せています。判断の要る部分と要らない部分を分け、それぞれに合った道具を当てる、という考え方は中小企業でもそのまま使えます。
履歴書や職務経歴書は個人情報のかたまりです。AIに読ませる場合は、会社として契約し、入力した内容が学習に使われない設定になっているサービスだけを使い、どこに保存してよいかを先に決めてください。
④ 応募データの分析：台帳ができれば、媒体ごとの成果は自動で出せる
「どの媒体から応募が来て、何人が面接まで進み、何人採用できたか」を知りたい、という相談も目立ちます。これは①の台帳ができていれば、新しく手を動かす必要はほとんどありません。台帳の「媒体」と「状態」を使って、媒体別の応募数・面接に進んだ数・採用数を月ごとに集計する表を作り、月初に自動で更新するだけです。
逆に言えば、台帳がないまま分析だけをしようとしても、毎回集計のために過去のメールを探し直すことになります。分析は①の後にやるものです。集計表の作り方は「データ集計・実績表づくりをAIで自動化する方法」も参考にしてください。応募が入らない求人の原稿を見直す段階になったら、この数字を見ながらAIに改善案を出させると、感覚ではなく数字に基づいた見直しができます。
3つの解決策のどれを使うかは「頻度・判断・派閥」で決める
ホリエモンAI学校では、業務を自動化する方法を「ワークフロー自動化ツール」「AIエージェント」「コーディングエージェントで自社専用のツールを作る」の3つに分けて考えます。応募者対応では、次のように選びます。
| 観点 | 応募者対応での考え方 | 向いている方法 |
|---|---|---|
| 頻度 | 過去の応募メールを掘り起こして、今の台帳を一度だけ作り直す | AIエージェントやチャット型AIに一回やってもらい、人が確認する |
| 頻度 | 毎日届く応募を台帳に足し、連絡を送る | ワークフロー自動化ツールで常に動く流れにする |
| 判断の要否 | 台帳への追加、お礼・予約案内・前日の確認の送信 | AIを使わない。ワークフロー自動化ツールで組む |
| 判断の要否 | 書き方がばらばらの通知から項目を読み取る、書類を要約する | その1マスだけAIを使い、前後は自動化ツールでつなぐ |
| 判断の要否 | 媒体が多く、二重応募の確認や状態の管理まで自社のやり方に合わせたい | コーディングエージェント（Claude Codeなど）で自社専用の小さなツールを作る |
| 派閥 | 会社がMicrosoft・Google・ChatGPT・Claudeのどれを使っているか | Microsoftなら Outlook・Excel・Bookings と Power Automate、Googleなら Gmail・スプレッドシート・カレンダーの予約スケジュール、のように今使っている製品の中で組む |
「採用管理システムを入れるべきか」という質問もよく受けますが、応募が月に数件から数十件の会社なら、まずは今使っているメール・表計算・カレンダーの組み合わせで①②を自動にしてみてください。それで足りなくなったときに、何が足りないのかが分かった状態で専用のシステムを選べます。
応募者対応の自動化でつまずきやすい3つの落とし穴
- 台帳の「状態」が人によって違う：「面接予定」を予約が入った時点と呼ぶ人と、日時を電話で確定した時点と呼ぶ人がいると、自動の通知が正しく動きません。自動化の前に、状態の名前と「何が起きたらその状態か」を1枚にそろえてください。
- 自動送信を確かめずに動かす：宛名の差し込み間違いや、同じ人への二重送信は、応募者の印象を一度で悪くします。本番の前に、社員を応募者に見立てて何度か試し、送信の記録を残してください。
- 個人情報の置き場所を決めていない：応募者の情報が、担当者の個人のメール、共有されていない表、AIのチャット画面などに散らばると、管理もできず、漏えいの危険も増えます。保存してよい場所と、見てよい人を先に決めます。
明日から始める4ステップ
- 応募1件の流れを四角と矢印で書き出す：応募が届いてから結果を伝えるまでを書き、人が判断している四角に印を付けます。印のない四角が自動化の候補です。
- 台帳の項目と状態の名前を決める：列と「状態」の言葉を決め、媒体ごとの通知を受けるアドレスを1つにまとめます。
- 「届いたら1行足す」だけを先に自動にする：まずは台帳への追加だけを自動にし、1〜2週間、手で写したものと見比べて漏れがないかを確かめます。
- 最初の返事と予約ページをつなぐ：台帳の追加が安定したら、お礼と予約ページのリンクを自動で送り、予約が入ったらカレンダーに入る流れを足します。
採用の応募者対応の自動化についてよくある質問
求人の応募者対応を自動化するには、採用管理システムが必要ですか？
応募が月に数件から数十件の会社なら、必ずしも必要ありません。今使っているメール・表計算・カレンダーと、Power AutomateやZapierなどのワークフロー自動化ツールで、「応募が届いたら台帳に1行足し、予約リンクつきの案内を送る」流れは作れます。媒体や応募数が増えて管理しきれなくなったら、専用のシステムを検討してください。
応募者へのお礼や面接案内のメールを自動で送っても失礼になりませんか？
お礼・面接日程の案内・前日の確認のように文面が決まっている連絡は、自動で送っても問題ありません。むしろ夜や休日に応募した人にもすぐ返事が届くので、応募者を待たせずに済みます。不採用の連絡や条件の話は、必ず人が読んでから送ってください。
書類選考をAIに任せてもいいですか？
書類の要約や、確認したい経験の抜き出しまではAIに任せてかまいませんが、合否はAIに決めさせないでください。何を根拠に落としたのかを説明できなくなり、応募者にも会社にも不利益になります。AIの要約を見て、人が評価して決める形にします。
まとめ：応募者対応は「写す・送る・追いかける」から自動にする
採用の応募者対応で時間を取られているのは、書類選考や面接ではなく、応募通知を台帳に写す、お礼と日程案内を送る、止まっている人を追いかける、という毎回同じ作業です。まず媒体ごとの通知を1つの台帳に自動で集め、その台帳への追加をきっかけに、予約ページつきの案内・前日の確認・止まっている人のお知らせを自動で動かします。AIは通知の読み取りと書類の要約にだけ使い、合否は人が決めてください。
「応募は来ているのに返事が遅れて辞退される」「複数の媒体の応募を一人の担当者が手で写している」という状況なら、今の応募から面接までの流れを一緒に四角と矢印に書き出し、どこを自動にし、どこにAIを入れるかを決めるところから進められます。今お使いのメールやカレンダーの機能で足りる場合は、その旨を正直にお伝えします。
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