株式会社マシュマロの樹
石原様、古澤様
導入前の課題
細かな事務作業やデータの確認などが積み重なり、業務の負担になっていた。
導入の決め手
会社としてAI活用を進めて業務効率化を進める方針が決まり、それぞれの立場から受講に手を挙げた。
導入後の成果
Microsoft Power Automateの導入などにより、AIの活用が徐々に始まっている。業務効率化に対する意識が高まり、現在は全社的なデータの一括管理に取り組んでいる。
福岡県に本社を置き、障がいや体調にあわせて働く場を提供する就労支援などの福祉事業を行っている、株式会社マシュマロの樹。利用者のスケジュール、日報や面談記録の入力・確認といった、日々の業務の効率化を目指し、会社全体でAI活用に取り組んでいます。その一環としてスタートしたのが、『ホリエモンAI学校』の受講です。管理業務を担当し、「AIの知見を得たかった」という石原様と、自分にできるか不安を感じながらも、「事務作業の時間を利用者のサポートに充てたい」と受講に手を挙げた古澤様のお二人に、受講で得た手ごたえやAIに対する意識の変化などについて、お話を伺いました。
記録が多い福祉の現場、日々の事務作業やデータの確認が負担に
──まず、お二人の現在のお仕事内容を教えてください。
石原様：私は利用者さんの日々の作業や勤怠管理、職員の管理業務の改善などに携わっています。福祉の現場では記録をつける場面が多く、日々たくさんの書類やデータを扱います。そうした業務をよりスムーズかつ正確にできるよう、総務的な立場で効率化に取り組んでいます。
古澤様：私は、利用者さんと直接接して体調や仕事の進捗状況を確認したり、オンライン・オフラインで定期的に面談したりしています。また、一般就労を目指す方の就職活動サポートなどもしています。
──受講前は、日々の業務でどのような課題を感じていましたか？
古澤様：上司からのメールをうっかり見逃したり、書類の印刷を忘れたりすることがあって、なんとかしたいと感じていました。
また、面談の記録やスケジュール管理など、日々の細かな事務作業も負担になっていました。一つひとつは小さな作業ですが、30人以上の利用者さんを担当しているため、積み重なるとかなりの時間になります。「この時間をもっと利用者さんのために使えたら」と思うこともありました。
石原様：私は管理業務の中で、Excelなどのデータに抜け漏れや間違いがないかをチェックするのが大変でした。手書きだったものをデータ入力にしたり、Excelに関数を追加したりと、少しずつ改善はしていたんです。
ただ、事業所ごとに管理方法が異なっていて、確認に多くの時間がかかっていました。
──今回、幹部の方々が『ホリエモンAI学校』の受講を決めたと伺いました。最初に聞いたときは、どのように感じましたか。
古澤様：最初は不安半分、期待半分でした。AIに興味はありましたが、もともとパソコンが得意ではなかったので「大丈夫かな」と。でも上司から勧めてもらい、石原さんも一緒に受講すると聞いたので、頑張って挑戦することにしました。
石原様：私は「やったー！」という感じでしたね（笑）。もともとAIを使っていましたが、しっかりと学んだことはなく、見よう見まねでChatGPTに質問するくらいでした。
「知識を身につければ、もっとAIを効果的に使えるのではないか」と考え、「絶対にやりたい！」と思いました。
「大切なのは実務に使える成果」という気づきを得て、楽しんで受講できるように
──学習がスタートして、どのようなコースを受講しましたか。
石原様：最初に受講したのは、ChatGPTコースです。このコースは必修で試験もあったのですが、ものすごく面白くて。ChatGPTコースの予想問題をChatGPTに作ってもらって勉強し、二人で無事に合格しました。
──どのような点に面白さを感じたのでしょうか。
古澤様：だんだんと自分が成長していくのが実感できて、面白かったですね。石原さんが作ってくれた問題を何度も解いて、プロンプトで不足しているところや、うまく指示できていないところをAIに指摘してもらったんです。自分の思考の癖みたいなものが分かって、なんだか新鮮でした。
動画は繰り返し視聴しました。それこそChatGPTコースは、3回くらい見たと思います。
石原様：私も発見がありました。最初は、「完璧なプロンプトを書かなければ」と思って苦労していました。
ただ、学習を進めるうちに「一回で100点のアウトプットが出なくても、修正しながら質を上げていけばいいんだ」と気がついたんです。大切なのは、実務で使えるアウトプットを得ることです。それが分かってからは、いろいろと工夫してプロンプトを書くのが楽しくなりました。
──その後、『Microsoft Power Automate』も学ばれたそうですね。
石原様：はい。業務ではExcelやWord、OutlookなどさまざまなMicrosoftのソフトを使っています。何かの情報をほかのツールに転記したい場合は、苦労しながら目で見て手入力していました。
最初はMicrosoft Power Automateの存在自体知らなかったのですが、『ホリエモンAI学校』の方にその話をしたところ、「いろいろなツールを連携できるものがある」と、勧めてもらいました。
──実際にやってみてどうでしたか。習得はスムーズにできたのでしょうか。
石原様：正直言って、最初はかなり苦労しました。講座の動画そのものはすごく分かりやすかったです。
ただ、当時は実際の業務で自分がやろうとしていることの難易度が分かっていなかったので、導入しようとしてもエラーになることが何度もありました。
でも、ChatGPTに聞いて、またやり直して……と、あきらめずに何度も挑戦していると、突然「あ、原因はここだったんだ」と気づく瞬間があるんです。その経験を重ねるうちに、だんだん理解が深まっていきました。
──具体的に、どのような業務で活用していますか。
古澤様：私は、メールで届いた添付ファイルを自動でデスクトップに保存する仕組みを作りました。
例えば、利用者さんの名前や住所、半年間の目標などが記載されている書類があります。半年に一回、内容を見直した上でこの書類に必ずサインをもらう必要があるんです。メールで届いたこの書類を印刷して、月に一回の面談日に忘れず持っていかなければならないのですが、以前はうっかりメールを見落としてしまうことがありました。
今はデスクトップ上の保存フォルダを見れば、印刷するファイルをすぐに確認できるので、忘れる心配がなくなりました。
石原様：私は、弊社のみんなと一緒に、一つのデータを入力したら他のファイルなどすべてに反映されるよう、さまざまなツールを連携させて一気通貫した仕組みづくりに取り組んでいます。今は会議に出席し、「これはできます」「ちょっとそれは無理だと思います」といった具合に意見を出しているところです。
具体的な成果としてはまだ出ていないのですが、会社全体で「業務改善にしっかり取り組もう」という動きが活発化しているのを感じますね。
──学習を進める中で、『ホリエモンAI学校』のサポートはいかがでしたか。
古澤様：月に1回面談があり、そこで実際に取り組んでいて困ったことを相談できるので、とても助かりました。
それから、チャットが常時つながっているので、面談以外でも「困ったらいつでも相談できる」という安心感があるのは大きかったですね。
AIは「心強いパートナー」。受講を迷う人もまずは最初の一歩を
──実際に受講してみて、AIに対する意識に変化はありましたか。
古澤様：かなり変わりましたね。以前は手間のかかる事務作業を「大変だな」と思いながらも、同じやり方で時間を費やしていました。今は「もっと改善できないかな」「AIで効率化できるかもしれない」と考えるようになり、意識が大きく変わったと感じています。
それから、私の子どもも学校でAIについて学んでいるので、「お母さんも仕事でAIを使っているよ」と話せるようになったのがうれしいですね（笑）。「子どもには負けられないぞ」とモチベーションがさらに上がった気がします。
石原様：私も古澤さんと同様に、「これ自動化できるかな」と常に考えるようになりました。『ホリエモンAI学校』の受講を通じて、いろいろな知識を得ることができたので、業務の効率化の幅が広がり、考えることが楽しくなりましたね。
これまで私にとってのAIは、単なる「単発の質問に答えてくれるツール」でしたが、今ではすっかり大切な仕事のパートナーになっています。私の業務を把握していて、困ったことがあれば一緒に解決できる。管理業務は一人で考えなければならない場面も多かったので、とても心強い存在です。
──最後に、今後の展望を教えてください。
石原様：まずは、AIの活用を広げてデータの一括管理などを実現し、みんなの業務負担を少しでも軽くできればと考えています。まだまだ社内にはAIに苦手意識を持っている人も多いので、その壁を少しでも取り払って、みんながどんどん活用できるようにサポートしていきたいですね。
ただ、福祉の仕事は繊細な個人情報を扱うことも多いので、利用には注意が必要です。そのため、研修などを通じて、一人ひとりが安全安心にAIを使いこなせるよう、環境を整備していきたいです。
古澤様：私は、自分の業務の効率化だけではなく、利用者さんへの支援にも活用したいと考えています。
例えば履歴書の作成をサポートしたり、就職活動の資料を分かりやすく作ったりしたいですね。利用者さんの中には、一般就労を目指している方も多くいらっしゃいます。支援の質をさらに高めて、利用者さんが自信を持って社会に出ていけるようなお手伝いをしていきたいです。
私はパソコンも苦手でしたし、最初は受講に対して不安もありました。でも始めてみると、私でもたくさんのことができるようになり、どんどん楽しくなっていったんです。「自分には無理だ」と思っている方にこそ、まずは最初の一歩を踏み出してみてほしいです。