「ChatGPTの使い方について改めて知りたい」「部署ごとや目的ごとにChatGPTの具体的な活用法を知りたい」このような疑問をお持ちの方は、今回の記事を参考にしてみてください。今回は、ChatGPTの仕組みと特徴、法人業務でのChatGPT活用法、ChatGPTの基本的な使い方・法人ユーザー向けステップガイド、ChatGPTをさらに活用する方法、ホリエモンAI学校で学ぶChatGPTの使い方について紹介していきます。ChatGPTは今やビジネス上で活用することが必要不可欠だと言えるAIツールで、業務効率化・工数削減に効果的です。ぜひ、今回の記事を参考に、ChatGPTの使い方について学んでいきましょう。ChatGPTとは？｜法人が知っておくべき基本概要それでは、ChatGPTとは？法人が知っておくべき基本概要について、下記で紹介していきます。ChatGPTの仕組みと特徴法人活用が注目される背景ChatGPTの仕組みと特徴ChatGPTは、OpenAIが開発した大規模言語モデルGPT（Generative Pre-trained Transformer）をもとにして作られた対話型AIチャットボットです。莫大なテキストデータを学習することで、まるで人間と会話しているような自然なトークを生成したり、自然な文章を生成できます。ユーザーが入力した質問・指示に対して文脈を理解して、適切な答えを自動で作成可能です。特徴としては、「自然言語処理に優れており、幅広い分野に対応できること」「個別の文体やトーンの調整ができること」「24時間稼働で即時応答ができること」などがあげられます。また、知識ベースが広く、業務マニュアルの要約、プログラミング支援、アイデア出しといったビジネスシーンでの利用もさまざまです。このように、自然言語で質問・命令が可能であることに加えて、文章生成、要約、分類、コード作成など、多用途に対応できるChatGPTは、もはや単なるチャットツールではありません。ChatGPTは、業務自動化・効率化に貢献できる高度なAIアシスタントとして注目されています。法人活用が注目される背景ChatGPTの法人活用が注目される背景としては、人手不足の深刻化や業務効率の追及、DX推進の重要性があげられます。ChatGPTの活用シーンは、会議の議事録作成、カスタマーサポートの自動化、社内マニュアルの作成、マーケティングコンテンツの提案などさまざまです。また、ChatGPTは、特別なプログラミングの知識がなくても質問や命令を入力するだけで簡単に操作できるため、導入のハードルが低いと言えます。OpenAI社が提供するAPIやセキュリティ対策やプライバシー保護などの企業向け機能も搭載しているため、法人ニーズに対応した環境整備が整っています。このように、人手不足や属人化の課題解決手段として、ChatGPTは様々な企業に注目されており、業務の標準化・品質向上・作業スピード改善などを実現可能です。法人業務でのChatGPT活用法｜部署別・目的別に紹介ここまで、ChatGPTの仕組みと特徴、法人化が注目される背景について紹介してきました。それでは、法人業務でのChatGPT活用法について、部署別・目的別に下記で紹介していきます。バックオフィス部門営業・マーケティング部門カスタマーサポート部門バックオフィス部門まずは、バックオフィス部門のChatGPT活用法について下記で紹介していきます。議事録・報告書の自動生成人事・総務関連の定型文書作成議事録・報告書の自動生成まずは、議事録・報告書の自動生成です。バックオフィス業務では、各種報告書や会議の議事録の作成に時間がかかってしまいます。たとえば、会議の録音文字起こしデータや議事録のメモをChatGPTに入力することで、要点を整理して体裁を整えた議事録を作成可能です。また、話し言葉で自然な書き言葉に変換する機能が優れており、正確で読みやすい文章を短時間で作成できます。報告書もデータや情報、事実を入力することで、論理的な構成と適切な言い回しで文章を出力可能です。ChatGPTを活用することで、担当者の文書作成にかかる時間を大幅に削減でき、本来重要視するべき戦略的な業務に集中する余裕が生まれます。そして、社内共有・ナレッジ管理にも有効で、報告精度も向上することが期待できます。人事・総務関連の定型文書作成続いては、人事・総務関連の定型文書作成です。人事や総務部門では、雇用契約書や就業規則通知書、休暇申請承認通知といった定型文書を日々作成しており、多くの時間を費やしています。そこで、ChatGPTを活用することで、上記文書のテンプレート化や個別対応を業務効率化することが可能です。たとえば、申請内容や社員情報をChatGPTへ入力するだけで、正しい敬語表現、文書構成を自動的に適用し、文面を作成できます。また、社内規定や法令に準拠した文書も作成可能で、内容の一貫性や正確性を担保することが可能です。さらに、勤怠連絡文、マニュアル草案、通知文のドラフト作成にも役立ちます。そして、メールの本文や通知文のトーンを一貫して違和感なく作成できるため、自然な文章で、社内外への印象も向上します。このように、ChatGPTを活用することで、文章作成の時間を大幅に短縮できるだけでなく、ミスの削減、対応スピードの向上といった付加価値を創出可能です。ChatGPTを使いこなせるようになると、事務手続きを必要最小限の工数・コストで行いながら、クオリティを向上させられます。営業・マーケティング部門続いては、営業・マーケティング部門のChatGPT活用法について下記で紹介していきます。提案書・企画書のたたき台生成SNS・メールマーケティングの文案生成提案書・企画書のたたき台生成まずは、提案書・企画書のたたき台生成です。営業・マーケティング部門では、クライアント向けの提案書や新商品の企画書といった文書の作成が日常業務の大半を占めます。そこで、ChatGPTを活用することで、提案書・企画書のたたき台生成にかかる時間を短縮でき、業務効率が各段に向上させられます。たとえば、クライアントの業種・課題・提案内容などをChatGPTに入力することで、構成が整ったたたき台を作成可能です。まったくの白紙の状態で0から作成するよりも、ChatGPTが生成したタイトル、問題提起、解決策、導入メリットなどの基本構成が組み込まれている文章から作成するため、担当者の負担が軽減します。ChatGPTは、提案のトーンや文体も好みで調整できるため、フォーマルな提案なのか、カジュアルな提案なのかで使い分けられます。さらに、表現のブラッシュアップもでき、資料の質を向上させる際に便利です。このように、ChatGPTに要件を入力するだけで、数分でドラフトが完成でき、見出し案・構成案・図解用のテキストも提案可能なため、営業・マーケティング部門担当者の作業工数を大幅に削減できます。SNS・メールマーケティングの文案生成続いては、SNS・メールマーケティングの文案作成です。SNS投稿やメールマーケティングでは、いかにユーザーが興味・関心を持つような文章を作成できるかが求められます。ChatGPTを活用することで、キャンペーン告知や製品紹介、イベント案内などのシーンごとに最適な文章を短時間で作成可能です。たとえば、ターゲットとなる層やトーン（専門的、ユーモラス、親しみやすいなど）を指定することで、最適な文体の候補を複数ピックアップしてくれます。ABテストのために複数パターンの文章を一括で作成し、比較することも可能です。そして、過去データをもとに改善提案を作成したり、クリック率向上を目的とした件名や見出しの作成に活用したりできます。ユーザーに刺さる言い回しが思いつかない場合、多くの時間をかけてしまいがちですが、ChatGPTを活用することで、文章アイデアの創出を手伝ってもらえるため、工数を短縮可能です。よって、ChatGPTは、作業時間の削減、アウトプット力の強化、マーケティング成果の向上が期待できます。カスタマーサポート部門最後は、カスタマーサポート部門のChatGPT活用法について下記で紹介していきます。FAQ生成・ナレッジベースの整備カスタマーサポート部門では、FAQ生成・ナレッジベースの整備でChatGPTを活用できます。カスタマーサポート部門の業務として、問い合わせ対応の効率化と対応品質の標準化が大きな課題です。そこで、ChatGPTを活用することで、FAQの自動生成、ナレッジベースの整備などを効果的に行うことができます。過去の問い合わせ履歴やチャットログをもとに、よくある質問とその回答を自動抽出して整理することで、FAQの作成時間を大幅に短縮可能です。さらに、ChatGPTは、表現のトーンを揃えたり、読みやすく書き換えることも可能で、ユーザーにとっても理解しやすいナレッジを蓄積できます。そして、新商品のリリースの際やサービス更新の際にも、想定される質問をもとにFAQを自動で生成でき、サポート体制を迅速にアップデート可能です。ユーザーがFAQを閲覧し、自主的に問題を解決してくれることで、問い合わせ件数が減少し、サポート担当者の負担も軽減します。このように、よくある質問をまとめ、ChatGPTで一括作成することで、サポート体制の属人化を防ぎつつ、組織全体の対応力向上が可能です。さらに、ZendeskやNotionとの連携も視野に入れることで、より業務の効率化を進められます。ChatGPTの基本的な使い方！法人ユーザー向けステップガイドここまで、法人業務でのChatGPT活用法について、部署別・目的別に紹介してきました。それでは、ChatGPTの基本的な使い方！法人ユーザー向けステップガイドについて、下記で紹介していきます。ChatGPTを使う前の準備基本的な使い方の流れChatGPTを使う前の準備まずは、ChatGPTを使う前の準備について下記で紹介していきます。OpenAIのアカウント作成・プラン選択利用環境の整備OpenAIのアカウント作成・プラン選択まずは、OpenAIのアカウント作成・プラン選択です。ChatGPTを利用する際には、まずOpenAIのアカウントを作成する必要があります。公式サイトからメールアドレスとパスワードを入力するだけで簡単に登録でき、GoogleやMicrosoftアカウントでのシングルサインオンにも対応しているため便利です。アカウント作成が完了したら、目的に応じてプランを選択します。無料プランでも基本的な機能は利用できますが、ビジネス上で活用する場合は、より高性能なGPT-4などのモデルが使える「ChatGPT Plus」や「Pro」プランへの加入がおすすめです。有料プランに課金することで、「応答速度の向上」「より長い会話履歴への対応」「画像やファイルの読み取り機能」などが利用できます。また、チーム単位、組織単位でChatGPTを利用する場合は、「ChatGPT Team」や「Enterprise」プランがおすすめです。「ChatGPT Team」や「Enterprise」プランは、セキュリティ強化やユーザー管理機能などの法人向け機能も利用できるため、会社でチームとして活用するのに適しています。セキュリティ・データ保持の観点で、利用する前に必ず利用規約をチェックしておきましょう。このように、業務に最適なChatGPTのプランを選択することで、活用時に不便さやセキュリティ上の問題を感じることが少なくなるはずです。利用環境の整備続いては、利用環境の整備です。ChatGPTを利用する際には、もちろんインターネット環境が必要になります。また、Google Chrome、Microsoft Edge、Safariなどの最新バージョンのWebブラウザを使用するようにしましょう。次に、セキュリティ対策で、社内ネットワークやデバイスが適切に保護されているか、機密情報が漏れないように設定されているかも重要です。特に法人で利用する場合は、機密データを扱わないようにするなど、社内ガイドラインを設けることが推奨されています。社内端末、通信環境、ログ管理の体制を確認することも大切です。そして、社内でChatGPTを利用する際には、事前に使用方法の教育・研修、活用ルールの整備・共有をするのがおすすめです。なぜなら、誤用や情報漏洩のリスクをなくすためです。「どのような業務であればChatGPTを利用していいのか」「出力した内容の最終確認はだれが行うか」などをきちんと整備してルールを決めておくことで、ChatGPTを安全かつ効果的に利用できます。基本的な使い方の流れ続いては、基本的な使い方の流れについて下記で紹介していきます。プロンプトの設計方法出力結果の確認と改善指示プロンプトの設計方法まずは、プロンプトの設計方法です。ChatGPTを効果的に使うためには、「プロンプト（指示文）」の設計が何よりも重要で、プロンプトが適切ではないと、ChatGPTは理想の働き方をしてくれません。プロンプトとは、ChatGPTへ送る指示文、命令のことで、どのような情報を求めているか伝える役割です。プロンプトの内容・質によって、生成される回答は大きく変わります。基本的には、「目的」「背景」「求める形式」「制約条件」を具体的かつ明確に伝えることが大切です。たとえば、「営業提案資料の結びの文章を300文字程度で、フォーマルなトーンで作成してください」など具体的に指示することで、理想通りの回答が得られやすくなります。また、「参考にしてほしい情報」や「対象ユーザー・読者」を明確にすると、より精度の高い出力が期待できます。最初から完璧なプロンプトを作り出すのは難しいため、トライ＆エラーを繰り返しながら、PDCAを回していき、自分の理想の回答になるまで調整していきましょう。試行錯誤を重ねるうちに、プロンプトの設計が上達して、ChatGPTを思い通りに使いこなせるようになるはずです。このように、ChatGPTを使う際には、明確な指示・背景情報・出力形式の提示がポイントとなります。ぜひ、日々プロンプトについての学習をして、理想の回答が出力されるまで継続していきましょう。出力結果の確認と改善指示続いては、出力結果の確認と改善指示です。ChatGPTは、必ずしも一度の回答で完璧な成果が得られるわけではなく、生成された内容を自分でチェックする必要があります。目的に適しているか、誤情報が含まれていないか、内容に不足がないかを確認したうえで、修正したい場合は、改めて改善の指示を与えることで、回答の精度を向上させることが可能です。たとえば、「もっと簡潔にまとめてください」「もっと具体例を出してください」「カジュアルなトーンに変えてください」などのフィードバックがあげられます。このように、出力の検証をして追加指示でブラッシュアップすることで、より目的に合ったものへと洗練されていきます。また、「分割プロンプト」と呼ばれる、段階的に質問する方法も効果的です。一度で理想の回答を出力できないのであれば、まずは概要を出力してもらい、その次に各章の詳細を深掘りしていく方法となっています。ChatGPTは、一問一答方式ではなく、対話形式のAIツールであることを理解し、諦めることなく対話を続けることで、理想のアウトプットに近づけることが可能です。ChatGPTをさらに活用する方法とは？ここまで、ChatGPTの基本的な使い方！法人ユーザー向けステップガイドについて紹介してきました。それでは、ChatGPTをさらに活用する方法について下記で紹介していきます。Zapier・Makeとの連携で業務自動化API活用でシステム内に組み込むZapier・Makeとの連携で業務自動化まずは、 Zapier・Makeとの連携で業務自動化する方法です。Googleフォーム→ChatGPT→メール送信の自動処理Notion・Slack・LINEとの連携Googleフォーム→ChatGPT→メール送信の自動処理まずは、Googleフォーム→ChatGPT→メール送信の自動処理です。ZapierやMakeを活用することで、Googleフォームで入力された内容をトリガーとして、ChatGPTに自動で文章を生成させ、メールで送信するという一連の業務フローを完全自動化できます。たとえば、社外からの問い合わせや社内アンケートの結果をGoogleフォームで受け付け、その内容をChatGPTに送り、要約文または返信文を生成した後、指定されたメールアドレスに自動送信することが可能です。上記の業務自動化により、担当者が毎回内容を確認して主導で返信する手間を省くことができ、対応スピード向上、業務時間の削減が期待できます。また、誤字脱字やヒューマンエラーをなくすことができ、返信文のクオリティ向上も可能です。また、返信文のトーンや言い回しに違和感を感じた場合、ChatGPTで自動調整可能であるため、受け取り手に最適なコミュニケーションを実現できます。営業事務でのアポイント調整業務、カスタマーサポートでの問い合わせ対応業務など、日々繰り返されるルーティーン業務に導入することで、大幅に工数を削減可能です。問い合わせ自動返信・社内通達自動化などに応用できるようになるNotion・Slack・LINEとの連携続いては、Notion・Slack・LINEとの連携です。ZapierやMakeを使うことで、Notion・Slack・LINEなどのコミュニケーション／情報管理ツールとChatGPTを連携させることができます。そして、日々の業務の自動化と情報共有などを強化可能です。たとえば、Slack上で特定のキーワードを含むメッセージをトリガーとして、ChatGPTが自動で回答を生成し、スレッド内に投稿するといった活用法などがあげられます。上記の連携によって、社内FAQやヘルプデスクの対応を半自動化することが可能です。Notionとの連携では、定例ミーティングの議事録をChatGPTが自動生成した後、その内容をNotionの指定ページに書き込むフローを構築することで、情報の一元管理が実現します。また、LINEを連携すると、社外の顧客やパートナーと気軽なコミュニケーションを維持しつつ、自動応答・進捗報告を効率化することも可能です。このように、ChatGPTと業務自動化ツールZapier・Make、Notion・Slack・LINEを連携させることで、部門間の情報連携・顧客対応のクオリティを高められます。API活用でシステム内に組み込む続いては、API活用でシステム内に組み込む方法です。RAG（検索拡張生成）と業務システム連携ChatGPTをAPI活用でシステム内に組み込む方法としては、RAG（検索拡張生成）と業務システム連携があげられます。RAG（検索拡張生成）とは、ユーザーの質問に対して、社内データベースや文書管理システムなどから関連情報を検索し、その結果をもとにAIが回答を作成する仕組みです。この仕組みによって、ChatGPT単体では対応しきれない最新の情報や社内固有の知識を反映した応答が可能になります。たとえば、商品マニュアルやFAQ、契約条件、規程集などを検索対象にすることで、社内問い合わせや顧客対応を、より正確かつ迅速に自動化できます。また、Salesforceや社内CRM、ERPなどの既存システムとAPI連携することで、特定顧客の情報を引き出しながら、回答をパーソナライズすることも可能です。RAGと連携することで、ChatGPTは、単なる文章生成ツールではなく、業務知識を詰め込んだ対話ができるAIになり、業務品質向上や生産性向上に役立ちます。ホリエモンAI学校で学ぶChatGPTの使い方ここまで、ChatGPTをさらに活用する方法について紹介してきました。それでは、ホリエモンAI学校で学ぶChatGPTの使い方について下記で紹介していきます。実務直結カリキュラムで現場にすぐ活かせるSlackやLINEでの相談体制あり人材開発助成金にも対応実務直結カリキュラムで現場にすぐ活かせるまずは、実務直結カリキュラムで現場にすぐ活かせることです。ChatGPTだけでなく、Zapier・Python・画像生成も網羅でき、体系的にAIを学習できます。また、全240講義が受け放題で週2〜3時間の学習で問題ないため、忙しい社会人でも継続しやすいです。SlackやLINEでの相談体制あり続いては、SlackやLINEでの相談体制があることです。専門講師へ気軽に質問できる環境が整っており、たとえば「このプロンプトで合ってる？」など些細な個別相談ができます。また、AIスタートアップ出身の講師が対応してくれることも魅力です。人材開発助成金にも対応最後は、人材開発助成金にも対応していることです。ホリエモンAI学校は、人材開発助成金にも対応しており、補助率最大75%で、中小企業の経費負担を軽減できます。また、専門の社労士が助成金申請についてサポートしてくれるため、手続きが心配な担当者でも安心です。ただし、必ず社労士との無料助成金チェック面談の実施が必要となっています。【法人向け】ChatGPT導入に関するよくある質問ここまで、ホリエモンAI学校で学ぶChatGPTの使い方について紹介してきました。それでは、【法人向け】ChatGPT導入に関するよくある質問について下記で紹介していきます。Q1.セキュリティ対策はどうすればいいですか？セキュリティ対策としては、プロンプトに個人情報や機密情報を含めないことが重要です。また、API利用時は契約・データ取り扱い規定を明確にすることなどに注意しましょう。Q2.従業員のAIリテラシーが低いが問題ない？はい、ホリエモンAI学校では「ゼロ知識から学べる」構成されているため、現在AIリテラシーが低くても問題ありません。現場業務に合わせた学習内容で、即日活用が可能であるため、モチベーションを維持しやすく続けやすいです。Q3.他の生成AI（画像／動画）も一緒に学べますか？はい、DALL・E 3、Stable Diffusion、Runwayなども網羅されているため、ほかの生成AIも学べます。マーケティング資料やバナー制作にも役立つため、画像やデザインを扱う部署の方にもおすすめです。ChatGPTは中小企業のDXを加速させる「最初の一歩」今回は、ChatGPTの仕組みと特徴、法人業務でのChatGPT活用法、ChatGPTの基本的な使い方・法人ユーザー向けステップガイド、ChatGPTをさらに活用する方法、ホリエモンAI学校で学ぶChatGPTの使い方について紹介してきました。ChatGPTは、バックオフィス部門、営業・マーケティング部門、カスタマーサポート部門などでそれぞれ有効に活用でき、Zapier・Makeとの連携やAPI活用でシステム内に組み込むことでさらに使いやすくなります。ホリエモンAI学校では、ChatGPTやそれ以外の生成AIについて、初心者でもわかりやすく学べるため、ぜひAI研修として活用するのにおすすめですぜひ、ホリエモンAI学校について気になった方は下記URLから詳細をチェックしてみてください。https://horiemon.ai/