会社では、日々多くの「注文」メールが届きます。しかし、手作業で商品情報を抜き出し経理システムに転記するのは工数がかかり、ミスも発生しがちです。そこでAIと自動化を組み合わせた効率化事例を紹介します。解決したい課題注文情報の手作業転記による負担大量の注文メールから商品情報を抽出し、経理担当者が手動でシート入力していた。入力ミスや抜け漏れのリスク商品名・数量・金額などを誤って記載し、請求処理や在庫管理に支障が出るケースがあった。リアルタイム性の不足注文が即座にシステムに反映されず、在庫や納期確認の遅延につながっていた。これらの課題が、経理業務全体の正確性・スピードを妨げていました。解決策：AI × Zapierによる自動処理フロー1. 注文メールを自動検知Outlookで特定フォルダを監視し、「注文」「Order」などを含む新規メールをトリガーに設定。2. AIで本文から商品情報を抽出ZapierのAI機能を使い、本文テキストから「商品名・数量・金額・購入日」を解析・抽出。3. データを整形してGoogle Sheetsに登録ZapierでGoogleスプレッドシートへ自動記録。Before / AfterBefore:1件の注文メールにつき入力に5〜10分を要し、月間数百件の処理で大きな工数を消費。入力ミスも月に数件発生していた。After:処理は完全自動化され、入力作業ゼロに。記録精度は100%に向上し、担当者は請求や分析など付加価値業務に集中可能に。経営層からは「業務効率と精度の両立が実現した」、現場からは「入力作業から解放されて本来業務に集中できる」と評価を得ています。まとめ・自社でもやってみたい会社さんへ今回のフローは、経理部門に限らず、購買管理や在庫管理にも展開可能です。メール起点の自動化を取り入れることで、他業務でも高い効率化が期待できます。👉 30分間の無料受講相談でお待ちしております！